Setiap industri, negara, dan perusahaan dapat mengalami kesalahan rantai pasokan atau supply chain yang sama dan terjadi setiap hari. Kesalahan ini menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang relatif tinggi atau paling buruk bisa menyebabkan kebangkrutan bisnis.
Semakin besar industri yang berkembang, semakin mudah pula kesalahan yang dapat dibuat. Entah kesalahan besar atau kesempatan yang hilang, kesalahan manajemen supply chain bisa menghabiskan banyak uang untuk bisnis. Tidak hanya mempengaruhi arus kas perusahaan. Tetapi, juga mengurangi profitabilitas dan penurunan penjualan pelanggan sekaligus mengurangi pendapatan.
Untungnya, banyak kesalahan supply chain yang umum yang sebenarnya cukup mudah diperbaiki setelah Anda mengetahui akar permasalahannya dan memahami apa yang perlu dilakukan di masa mendatang untuk menghindari terjadinya pengulangan kasus yang sama.
Semakin banyak Anda dapat memperbaiki dan menghindari kesalahan dalam manajemen supply chain, maka semakin banyak keuntungan yang akan diperoleh perusahaan Anda. Mengembangkan strategi manajemen supply chain yang efisien akan membantu memangkas biaya dan meningkatkan margin keuntungan. Selain itu, meningkatkan supply chain dan proses bisnis terkait membantu perusahaan Anda untuk merencanakan masa depan, beradaptasi dengan perubahan, dan meningkatkan layanan pelanggan.
10 Kesalahan Supply Manajemen
Berikut adalah beberapa kesalahan yang berbahaya yang dapat muncul dalam supply chain Anda dengan tips untuk menghindari atau memperbaikinya:
1. Kurangnya proses bisnis yang dioptimalkan
Kegagalan mengoptimalkan proses bisnis yang terkait dengan manajemen supply chain merupakan kesalahan umum. Biasanya masalah ini berkembang secara bertahap seiring pertumbuhan perusahaan atau pergeseran fokus. Dengan begitu, praktik supply chain yang bekerja dengan cukup baik di masa lalu bisa menjadi semakin tidak efisien.
Salah satu langkah pertama untuk mengoptimalkan manajemen supply chain adalah dengan mengkoordinir dan mendorong kolaborasi agar semua tim bekerja sama. Pastikan semua orang yang berpartisipasi dalam pengelolaan supply chain agar dapat memperjelas tujuan umum bersama.
Bagian dari mengoptimalkan proses bisnis Anda melibatkan peningkatan transparansi supply chain. Visibilitas supply chain dari ujung ke ujung akan mempermudahkan dalam pengumpulan data yang lebih akurat, memaksimalkan efisiensi, dan merupakan bagian penting dari upaya manajemen risiko. Ini juga akan membantu meningkatkan kontrol keamanan.
2. Mengabaikan Data dan KPI
Mengumpulkan data yang handal, relevan, dan menggunakannya secara efektif adalah bagian penting dari bisnis apa pun. Mengabaikan data yang terkait dengan manajemen supply chain adalah salah satu kesalahan termudah dan paling mahal yang bisa saja Anda buat. Tanpa data yang dapat diandalkan, Anda akan kesulitan menghindari beberapa kesalahan lain dalam daftar ini. Bagian dari pengumpulan data ini adalah memastikan indikator kinerja utama (KPI) yang Anda ukur yakni S.M.A.R.T:
- Specific (Spesifik)
- Measurable (Terukur)
- Achievable (Achievable)
- Relevant (Relevan)
- Timely (Tepat waktu)
Beberapa KPI terpenting untuk diukur dalam supply chain mencakup biaya per pesanan yang diproses, biaya per pesanan yang ditangani, rasio pengisian dan waktu pemenuhan, biaya per unit yang dikirim, dan nilai pesanan rata-rata. Pastikan Anda tidak membuang-buang waktu untuk mengukur KPI yang tidak Anda perlukan. Cari tahu data dan metrik apa yang paling penting bagi supply chain perusahaan Anda dan fokuslah pada itu.
3. Mengukur dari pengeluaran
Menentukan prioritas fungsi berdasarkan pengeluaran adalah salah satu kesalahan yang paling umum dalam mengoptimalkan supply chain. Organisasi pembelian grup biasanya menghabiskan 80% dari anggaran ke 20 pemasok yang paling tinggi dan menyiapkan sumber daya lain seperti pengeluaran per jam. Praktik ini telah bekerja dengan baik selama 15 tahun terakhir sampai outsourcing menyebar, yang menyebabkan supply chain dengan berbagai lapisan di seluruh dunia. Supply chain yang bergantung pada satu sumber sekarang memiliki kemungkinan untuk mengalami lebih banyak penghentian.
Masalah mendasar dalam pengiriman manajemen supply chain adalah permintaan yang harus menunggu sampai semua komponen ada sebelum mengirimkan produk. Sistem persediaan tanpa sumber alternatif dapat menjadi titik hambatan bagi supply chain. Manajer dari keberlanjutan supply chain harus mempertimbangkan dampak keuangan dari hilangnya komponen saat mempertimbangkan satu sumber saja.
4. Kekurangan visibilitas
Kurangnya visibilitas lintas ketergantungan dalam supply chain juga menjadi tantangan bagi para manajer di lingkungan global saat ini. Manajer sering kali tidak tahu dari mana suku cadang itu berasal, yang berarti mereka tidak dapat menentukan supply chain mereka yang sebenarnya, sehingga dapat merusak pengoptimalan supply chain. Misalnya, bagian yang diyakini manajer bersumber ganda mungkin sebenarnya bersumber tunggal satu atau tingkat lebih dari supply chain.
Sebagian besar manajer supply chain dengan mudah mengakui bahwa kurangnya visibilitas merupakan sebuah masalah, meskipun mereka tidak mungkin mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan kembali kendali atas supply chain mereka. Solusi ini biasanya mengharuskan manajer supply chain untuk menetapkan prioritas koreksi berdasarkan bagian-bagian supply chain yang memiliki dampak finansial terbesar. Strategi prioritas ini memungkinkan para manajer untuk menangani gangguan bencana dalam supply chain begitupun pada masalah lokal yang terjadi.
5. Tidak ada rencana masa mendatang
Kesalahan mudah yang bisa menyebabkan kerugian besar pada perusahaan adalah mengabaikan rencana untuk masa depan. Jika strategi supply chain harus beradaptasi dengan perubahan yang tak terduga dan tidak siap untuk tumbuh sesuai dengan kebutuhan perusahaan, ini tidak terlalu berguna bagi Anda.
Anda sebaiknya memiliki rencana untuk menangani gangguan pada supply chain. Hal ini dapat dilakukan untuk memproses dengan cepat dan meminimalkan dampak masalah pada pelanggan jika terjadi masalah di supply chain.
Penting juga untuk menyelaraskan desain supply chain dengan tujuan bisnis Anda di masa depan. Jika Anda hanya melihat kebutuhan perusahaan Anda saat ini saat menyusun strategi manajemen supply chain, Anda mungkin akan kesulitan menyesuaikannya di masa mendatang. Pastikan Anda mengingat rencana pertumbuhan jangka panjang Anda sehingga supply chain Anda akan siap saat perusahaan Anda tumbuh atau menambahkan produk baru.
6. Kesalahpahaman tentang cost-to-serve (biaya untuk melayani)
Ini adalah salah satu elemen kunci kinerja Anda, tetapi perusahaan sering kali tidak memahami mengapa ini penting dan bagaimana cara kerjanya. Idealnya, Anda harus dapat memberikan jawaban yang bermakna untuk pertanyaan-pertanyaan ini:
- Tahukah Anda pelanggan mana yang memberi Anda keuntungan paling banyak dan mana yang memberi keuntungan paling sedikit?
- Apakah ada pelanggan yang tidak menguntungkan sama sekali?
- Apakah Anda kehilangan uang saat memasok beberapa produk ke beberapa klien?
Banyak perusahaan tidak menyadari posisi mereka di tempat-tempat ini, tetapi sangat penting untuk memahami akun pelanggan dan hubungan selanjutnya. Biaya-biaya ini sering kali dihasilkan dalam supply chain. Tetapi, juga dapat tidak terlihat atau disembunyikan dalam laporan akuntansi sehingga dapat merusak kinerja Anda secara umum.
7. Membiarkan proses menjadi berantakan
Kesalahan lain yang cenderung meningkat secara bertahap adalah perusahaan membiarkan supply chain mereka menjadi terlalu “berantakan”. Mungkin hal ini terjadi karena Anda bekerja dengan terlalu banyak mitra. Atau mungkin Anda telah membuat supply chain Anda begitu ramping sehingga berantakan saat ada masalah. Apapun yang membuat proses Anda “berantakan”, inilah saatnya untuk menyelesaikan masalah dan menemukan keseimbangan yang tepat untuk perusahaan Anda.
Proses akan menjadi lebih rumit dan berbahaya jika supply chain termasuk sejumlah kontraktor, pemasok, dan perusahaan pelayaran. Amati dengan seksama rekan Anda dan menyaring partner kerja yang tidak perlu atau yang bisa mengancam bisnis Anda. Meskipun sulit menemukan keseimbangan yang tepat antara terlalu banyak dan tidak cukup, ini sangat berharga dan sepadan.
Mencoba membuat rantai pasokan Anda terlalu ramping atau terlalu gesit juga dapat menyebabkan masalah. Bagi banyak perusahaan, pendekatan hybrid adalah yang terbaik. Jika Anda menemukan titik tengah di antara kedua pendekatan tersebut, Anda bisa cukup cepat untuk beradaptasi dengan perubahan pasokan dan permintaan sambil menjaga supply chain Anda dengan lebih hemat dan efisien.
8. Terburu-buru meluncurkan sistem dan protokol baru
Banyak perusahaan berpikir mereka dapat melakukan banyak hal namun tanpa menguji batasan produk dan protokol baru. Sebelum mengunci diri dalam penawaran atau melakukan ekspansi besar-besaran, Anda bisa dapatkan saran dari orang luar tentang titik-titik buta yang mungkin Anda abaikan. Pandangan orang luar ini akan memastikan perusahaan Anda tidak akan menghadapi gangguan atau mengalami masalah saat meluncurkan produk baru dengan banyak pemasok.
Contohnya, salah satu tentang skenario terburuk masalah ini. Pada tahun 1999, Hershey’s tidak mengirimkan Jolly Ranchers dan Hershey’s Kisses senilai $ 100 juta ke toko-toko sebelum Halloween. Akibatnya, perusahaan kehilangan 8% sahamnya semua karena Hershey’s tidak memberikan cukup waktu untuk sistem pemesanan dan distribusi yang baru sebelum diuji pada hari libur besar.
9. Kerangka akuntabilitas yang buruk
Perusahaan konsultan supply chain menemukan bahwa sebagian besar CEO menganggap Kepala Pejabat Pengadaan bertanggung jawab atas gangguan pada supply chain, meskipun pihak-pihak tertentu yang menurut CPO bertanggung jawab atas kemungkinan ini masih kurang jelas. Organisasi biasanya tidak memberikan tanggung jawab atas gangguan supply chain kepada siapa pun di tingkat operasional dalam organisasi pengadaan. Kurangnya akuntabilitas ini menyebabkan kebingungan ketika tindakan yang diperlukan untuk memulihkan supply chain berada di luar cakupan aktivitas normal.
Sebagai contoh, perusahaan Target baru-baru ini putus hubungan dengan produsen lembar kapas, Welspun India. Karena lembar katun ini tidak benar-benar terbuat dari kapas di Mesir. Karena Wells Fan kalah 50 persen dari nilai itu, perusahaan tersebut mencoba menyalahkan mitra-mitra lain daripada bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
Selama optimasi jaringan pasokan, kepemimpinan yang efektif pada umumnya penting untuk menanggapi krisis seperti sistem pasokan itu sendiri. Fakta ini mengharuskan manajemen senior untuk menyelidiki dengan hati-hati manajer pasokan dengan menunjuk pemimpin sebelum krisis semacam itu. Pemimpin ini memerlukan pendidikan, alat dan infrastruktur yang tepat bagi CEO untuk mengendalikan krisis.
10. Layanan pelanggan yang buruk
Jika Anda tidak membangun hubungan yang efektif di kedua ujung supply chain, keseluruhan proses tidak akan sangat membantu perusahaan. Baik pemasok dan pelanggan adalah kunci untuk kesuksesan perusahaan Anda. Semakin baik hubungan dengan perusahaan ini, semakin baik manajemen supply chain.
Harga itu penting saat memilih pemasok. Namun, saat Anda berbelanja dengan harga tertinggi, Anda juga harus ingat jenis perusahaan apa yang Anda akan kerjakan. Orang yang bersedia bekerja sebagai mitra dengan Anda lebih bermanfaat daripada menghemat beberapa dolar dalam jangka panjang. Anda dapat menemukan orang yang bekerja dengan departemen yang belum dibayar untuk pembayaran awal atau diskon untuk pemesanan massal.
Aspek inti lain dari pengelolaan supply chain yang efektif adalah memahami kebutuhan pelanggan. Pertama, anda dapat meminta penilaian kinerja persediaan untuk survei layanan pelanggan. Begitu Anda memulai penjualan untuk pelanggan, Anda akan menyadari bahwa pendekatan yang seragam tidak terlalu efisien. Beberapa pelanggan membutuhkan lebih banyak dukungan, sementara pelanggan lain mungkin mendapatkan kelebihan layanan. Sekali lagi, menemukan keseimbangan yang tepat adalah kunci untuk memperbaiki manajemen supply chain.
Baca juga : 7 Strategi Supply Chain Management Yang Perlu Dilakukan Perusahaan
SimpliDOTS sebagai aplikasi distributor terpercaya Membantu Manajamen Supply Chain Anda
Untuk mengatasi ini dan masalah lainnya dalam manajemen supply chain, teknologi dapat sangat membantu. Sekarang ada solusi yang dapat mengumpulkan, mengintegrasikan, dan menafsirkan informasi dari seluruh perusahaan. Sebagian besar pemasok juga bersedia membagikan data mereka. Solusi paling efektif ini jauh lebih dari sekadar dasbor ini adalah sistem manajemen kinerja loop tertutup yang menghubungkan sistem strategis dan operasional. Dengan satu tempat penyimpanan informasi terintegrasi, organisasi supply chain dapat menetapkan dan mengukur indikator kinerja utama (KPI), mengidentifikasi kesenjangan, dan yang terpenting, mengejar tindakan yang efektif.
Di dunia yang terus berubah, kemampuan untuk melihat semua informasi yang relevan di satu tempat, dalam waktu nyata atau secara realtime, ini sangatlah penting. Organisasi supply chain yang paling cerdas akan tetap optimis dan dengan teknologi yang sesuai, mereka dapat menghindari kesalahan dan menghasilkan visi, strategi, dan solusi yang diperlukan untuk sukses.
Untuk itu salah satu teknologi yang bisa Anda gunakan adalah aplikasi SimpliDOTS SFA yang sudah berbasis cloud dan Anda sudah bisa mengakses informasi mengenai pemesanan, manajemen stok, pengiriman, promo, direksi rute, penagihan, analisis mandiri KPI dan lainnya. Fitur yang ada ini akan membantu performa salesforce di lapangan dengan lebih mudah dan cepat.
Mengotomatiskan pengadaan, hutang dagang, dan manajemen dokumen membantu merampingkan berbagai departemen yang terlibat dalam manajemen supply chain. Ini juga mempermudah pengumpulan dan pelacakan data yang berguna, mengakses informasi yang diperlukan untuk merencanakan masa depan, dan mengoptimalkan seluruh proses.
Sedangkan untuk manager dan supervisor, Anda bisa gunakan aplikasi SimpliDOTS Monitoring yang akan memudahkan dalam memantau penjualan atau personil secara realtime. Misalnya manajer akan lebih mudah dalam memonitor kinerja salesman, melacak posisi salesman dan melihat informasi mengenai lokasi outlet dengan lebih efektif.
Bagian teknologi dari SimpliDOTS lainnya adalah SimpliDOTS retail yang merupakan toko modern yang akan memudahkan bagi pengecer untuk belanja dengan lebih praktis tanpa menunggu sales atau mengantri pada wholesale. Pengecer dapat mengorder barang, mengecek promo, histori pengiriman hingga histori pembayaran.
Sangat bermanfaat bukan teknologi Aplikasi SimpliDOTS? Selain membantu dalam membuat manajemen supply chain lebih tertata, efektif dan efisien. Aplikasi SimpliDOTS juga dapat meningkatkan kinerja para salesman, karyawan, pengecer, manajer, hingga supervisor dengan cukup satu platform digital.
Coba pakai Aplikasi SimpliDOTS GRATIS 14 Hari, daftar di sini. Jangan lupa, follow dan like akun Instagram @simplidots juga, ya!
