Pernahkah Anda mendengar tentang Warehouse Management System atau yang bisa disingkat dengan WMS? Atau Anda lebih sering mendengar Sistem Manajemen Pergudangan? Nah, warehouse management system atau sistem manajemen pergudangan merupakan sebuah sistem yang dibuat secara khusus untuk bisa lebih memudahkan kinerja pada manajemen pergudangan yang ada di suatu perusahaan. Warehouse management system ini nantinya juga akan digunakan sebagai faktor pendukung maupun pendorong dalam rantai pasokan atau supply chain.
Tujuan utama dari penerapan warehouse management system adalah untuk bisa mengelola dan juga mengontrol setiap proses yang dilakukan pada gudang, proses ini meliputi shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), put away (penyimpanan), movement (pergerakan), picking (pengambilan).
Tidak hanya itu saja, warehouse management system biasanya juga ikut dilengkapi dengan bermacam-macam fitur yang sangat membantu pekerjaan. Misalnya saja dapat memberitahu lokasi penyimpanan barang, apa saja jenis-jenis barang dan bahkan hingga jumlah stok barang yang ada di gudang. Dengan adanya fitur-fitur tersebut maka setiap ruang atau space yang ada di gudang bisa dimanfaatkan atau dipakai sebaik mungkin sehingga tidak ada ruang yang tidak bisa dipakai.
Setiap perusahaan baik besar ataupun kecil pastinya tidak bisa lepas dari kesalahan ya. Nah, kesalahan ini memang wajar saja terjadi, namun jika terlalu sering maka akan membuat pekerjaan menjadi dua kali lebih berat. Warehouse management system akan membantu perusahaan dalam mengurangi risiko terjadinya suatu kesalahan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut (human error), sehingga bisa meningkatkan produktivitas dan tentunya meningkatkan efisiensi kerja.
Apa Konsep dari Warehouse Management System?
Lantas, sebenarnya apa saja sih konsep dari warehouse management system? Pada saat prakteknya warehouse management system memang memiliki berbagai konsep yang biasa digunakan, di antaranya sebagai berikut:
1. FIFO (First In, First Out)
FIFO merupakan konsep yang pertama. First In, First Out adalah salah satu konsep yang dapat mengajarkan bahwa setiap produk yang ada dan yang telah masuk ke dalam gudang pertama kali maka haruslah dikeluarkan pertama kali juga, atau dikeluarkan paling awal saat dibutuhkan.
Banyak perusahaan yang menggunakan metode ini. Metode FIFO dapat menghindari risiko terjadinya tanggal kadaluarsa suatu produk atau barang. Sebagai contoh minuman yang masuk pertama kali maka harus dikeluarkan sebagai yang pertama juga jika ada konsumen yang melakukan pembelian. Dengan demikian, stok minuman yang lama tidak akan cepat memasuki tanggal kadaluarsa dan karena stok tadi memiliki ketahanan yang lebih lama maka bisa dijual kembali dengan kualitas yang masih baik.
2. LIFO (Last In, First Out)
Berbeda dengan FIFO, LIFO ini merupakan sebuah konsep yang biasanya diaplikasikan pada suatu gudang industri yang memang produk-produknya memiliki ketahanan sangat lama atau tidak bisa kadaluarsa. Contoh dari produknya yaitu, batu bata, kain, kayu, plastik dan lain sebagainya. Stok-stok barang ini yang memang baru saja masuk ke gudang akan ditaruh pada tempat yang paling depan sehingga bertujuan untuk lebih mudah dijangkau atau dikeluarkan. Maka dari itulah konsep seperti ini yaitu barang yang terakhir kali masuk akan dikeluarkan terlebih dahulu atau Last In, First Out (LIFO).
3. FEFO (First Expired, First Out)
Dan konsep yang terakhir adalah First Expired, First Out atau FEFO. Bisa dikatakan bahwa konsep ini memang lebih mirip dengan FIFO, namun perbedaannya sendiri terletak di pengeluaran produknya. Dimana produk yang diterapkan FEFO akan dikeluarkan terlebih dahulu jika produk tersebut memiliki tanggal kadaluarsa yang paling cepat. Konsep ini lebih sering diterapkan oleh suatu usaha yang bergerak pada bidang obat-obatan, kecantikan, kuliner dan sejenisnya.
Baca juga : Metode Perhitungan Inventory (FIFO, LIFO, FEFO, Dan Average Cost)
Dasar-Dasar Dalam Warehouse Management System
Meskipun warehouse management system sudah sering digunakan pada perusahaan perusahaan (terutama perusahaan besar), mungkin Anda belum mengetahuinya secara jelas. Nah, di bawah ini Anda dapat mengetahui dasar-dasar di dalam warehouse management system, antara lain yaitu:
1. Proses Masuk
Dasar yang pertama adalah proses masuk. Setiap produk atau barang yang nantinya akan dimasukkan ke dalam gudang maka terlebih dahulu harus melalui proses masuk yang bisa dibilang cukup kompleks. Prosesnya sendiri mulai dari pencatatan bahkan hingga pemeriksaan produk atau barang secara keseluruhan. Tujuan dari dasar proses masuk adalah agar mengetahui bahwa barang yang masuk merupakan barang dengan kualitas yang terbaik dan tentunya tidak mengalami kerusakan. Seperti yang diketahui bahwa barang yang mengalami kerusakan atau berkualitas tidak baik akan sangat merugikan perusahaan maupun konsumen.
Selain itu, barang-barang yang masuk ke gudang juga akan melalui proses pengemasan, setelah itu proses pengiriman lanjutan tanpa adanya penyimpanan (cross-docking).
2. Tata Letak dan Slotting
Tata letak ini sangatlah penting karena setiap ada barang yang disimpan di dalam gudang dan di sekitar gudang memiliki pergerakan yang sangat cepat, maka dari itu sebaiknya diletakkan pada bagian depan. Dengan cara ini, Anda juga tidak mengalami kerepotan atau kesulitan pada saat pengambilan barang yang dibutuhkan.
Di gudang juga biasanya ada beberapa barang yang bisa membingungkan akibat lupa menaruh barang tersebut di tempatnya atau karena hal lain. Jika ini terjadi, segeralah pindahkan barang tersebut pada saat Anda mengeluarkan produk tertentu dari gudang.
3. Memilih
Seluruh karyawan gudang haruslah memiliki kecekatan dan kecepatan dalam meletakkan atau melakukan pencarian barang yang sedang dibutuhkan. Sebenarnya caranya cukup mudah dan bisa dilakukan oleh pemula sekalipun, yaitu dengan menyusun struktur barang yang disesuaikan dengan jenisnya masing-masing, serta hafal mana saja lokasi barang diletakkan.
4. Pengemasan
Dasar yang selanjutnya adalah pengemasan. Mungkin Anda masih menganggap bahwa barang yang akan dikirim bisa dikemas secara asal-asalan. Padahal meskipun terlihat sepele, pengemasan barang ini harus dilakukan sebaik mungkin dan juga harus disesuaikan dengan jenis barang. Barang harus dikemas dengan tepat agar menghindari hal-hal yang bisa saja terjadi selama perjalanan seperti kerusakan barang.
Contoh barang yang dikemas sesuai dengan jenisnya, seperti barang yang mudah pecah maka bisa diberikan stiker barang mudah pecah, diberikan bubble wrap, dan dibungkus dengan tebal sehingga barang tersebut terhindar dari pecah.
5. Pengiriman
Dan yang terakhir adalah pengiriman. Meskipun belum masuk ke tanggal maksimal pengiriman barang, tapi barang haruslah segera melalui proses pengiriman agar konsumen tidak kecewa dan nantinya hanya akan merugikan perusahaan Anda.
Dalam hal pengiriman ini maka Anda harus benar-benar memastikan bahwa barang dikirim dengan waktu yang sesuai dan cara yang paling tepat. Ketepatan waktu saat barang sampai juga memungkinkan konsumen untuk membeli barang yang kedua kalinya di perusahaan Anda dan sebagai nilai tambah untuk perusahaan.
Fungsi dari Warehouse Management System
Sedangkan di bawah ini adalah fungsi dari warehouse management system yang perlu Anda ketahui:
1. Lebih Cepat Memenuhi Permintaan Pelanggan
Fungsi yang pertama tentunya bisa lebih cepat dalam memenuhi permintaan pelanggan karena akan memastikan penyimpanan stok yang memadai di gudang terdekat sesuai dengan pesanan. Pesanan dalam jumlah banyak namun mendadak bisa dipenuhi dengan cara pengambilan inventori dari beberapa gudang yang ada. Selain itu, penyatuan stok juga dapat dilakukan dengan tujuan stock cross-docking dan drop shipping.
2. Secara Otomatis Menentukan Lokasi dan Ketersediaan
Ada berbagai pendapat mengenai pengelolaan gudang, seperti memastikan ketersediaan stok, pengiriman barang, barang yang sesuai, mengoptimalkan dan menyeimbangkan pembagian inventori yang disesuaikan dengan kebutuhan logistik.
Tata letak gudang juga pasti akan menentukan seberapa akurat dan seberapa cepat pengambilan dan pengiriman barang. Warehouse management system akan memastikan bahwa stok barang sesuai dengan jenisnya, bentuk, berat dan lainnya agar barang-barang dapat tersimpan dengan lebih baik.
3. Menentukan Tingkat Inventori
Kesulitan yang memang sering terjadi dalam pengelolaan gudang yaitu kapan seharusnya menentukan re-order. Ini sebenarnya disebabkan oleh stok barang yang tersebar dengan sistem yang kurang baik. Warehouse management system pastinya akan selalu memantau berapa jumlah stok barang yang ada. Sehingga jika persediaan kurang maka Anda bisa langsung menghubungi pemasok untuk menambah stok barang.
Baca juga : Tahapan Cara Menentukan Minimum Stock Gudang
Alasan Mengapa Anda Harus Menggunakan Warehouse Management System
Hadirnya warehouse management system bertujuan untuk menyediakan komputerisasi berbagai prosedur yang berhubungan erat dengan tindakan di gudang. Pada saat menerapkan sistem manajemen pergudangan ini, tentunya perusahaan dapat menerapkan teknologi yang ada seperti Radio Frequency, WiFi LAN, Barcode Scanner dan teknologi lainnya yang dapat membantu menunjang pengoperasian sistem tadi. Ada berbagai manfaat dari warehouse management system sehingga Anda harus segera memulainya, antara lain:
1. Mengurangi Pengeluaran untuk Menggaji Karyawan
Seperti yang diketahui setiap perusahaan pastinya memiliki karyawan. Dengan adanya karyawan maka pekerjaan akan lebih mudah untuk dilakukan. Tentunya uang yang digunakan untuk menggaji karyawan juga tidaklah sedikit, bahkan minimal dalam sebulan saja perusahaan harus mengeluarkan dana puluhan juta rupiah untuk menggaji karyawan.
Dengan hadirnya warehouse management system, maka akan sangat membantu perusahaan dalam mengurangi pengeluaran untuk menggaji karyawan. Tapi mengapa bisa? Pengeluaran akan meningkat jika jumlah barang ada banyak yang harus disimpan di gudang sehingga budget untuk menggaji karyawan pun cukup tinggi. Dengan menerapkan warehouse management system mereka tidak perlu lagi menyimpan begitu banyak barang di gudang.
2. Mengurangi Pengeluaran untuk Peralatan
Biaya untuk peralatan juga bisa dikurangi dengan menerapkan warehouse management system. Karena hanya dengan menggunakan komputer, sistem ini dapat menghimpun semua data yang ada. Selain menghemat pengeluaran, ruang atau space juga terasa lebih lapang karena berbagai peralatan yang tidak perlu dibeli.
3. Meminimalkan Risiko Kerugian Persediaan
Persediaan yang ada di dalam gudang akan tercatat dengan baik jika menerapkan warehouse management system. Tentunya hal ini akan sangat membantu perusahaan agar terhindari dari masalah stok berlebih di gudang penyimpanan.
Perusahaan manapun jika tidak memiliki catatan yang baik terkait dengan stok barang di gudang akan sangat rentan mengalami kerugian, karena perusahaan tidak mengetahui jejak barang-barang yang mereka miliki. Selain itu, kelebihan stok juga bisa terjadi jika perusahaan tidak mencatat dengan baik stok barang yang sebenarnya ada di gudang.
Anda juga tidak perlu khawatir mengenai masa kadaluarsa barang, karena warehouse management system juga akan mencatatnya sehingga bisa menghindari kesalahan informasi yang bisa saja terjadi dan pastinya akan menghemat anggaran.
4. Ruang Digunakan Secara Lebih Efisien
Apakah gudang di perusahaan Anda terlihat berantakan dan penempatan barang-barang yang tidak sesuai dengan tempatnya? Tentu ini akan sangat menyulitkan ketika melakukan pencarian barang untuk konsumen ya sehingga sangat memakan waktu. Maka dari itu, warehouse management system bermanfaat agar ruang gudang bisa secara efisien digunakan.
Dengan adanya sistem ini, perusahaan akan bisa menentukan penempatan area gudang dengan sangat baik.
Bagaimana Cara Menerapkan Warehouse Management System?
Jadi, bagaimanakah cara untuk menerapkan warehouse management system ini? Untuk mengetahui apa saja caranya, simak pembahasan di bawah ini.
1. Membuat Data yang Akurat
Data akurat sangatlah diperlukan untuk setiap perusahaan agar bisa mengetahui kepastian yang sebenarnya. Data gudang juga terdiri atas data pembelian, stok barang, dan juga penjualan. Sebaiknya Anda juga perlu mengetahui data penjualan periode lalu, data penjualan saat terkini, target pemasaran dan forecast penjualan pada periode berikutnya. Data akurat juga sangat penting agar Anda bisa mengetahui target dan rencana pemasaran.
2. Membuat Forecast Persediaan
Tidaklah mudah memang dalam membuat forecast, karena harus mengecek alur dari stok barang dan juga membutuhkan ketelitian yang tinggi. Namun, jika forecast tidak dilakukan maka risiko Anda mengalami kehilangan barang tentu akan jauh lebih tinggi.
3. Melakukan Pengecekan
Melakukan pengecekan kembali sebelum memasukan barang ke gudang merupakan hal yang wajib untuk dilakukan perusahaan. Pengecekan ini dapat dilakukan perusahaan sebelum memberikan pengkodean dengan tujuan agar perusahaan bisa mengecek ada atau tidaknya barang yang dicatat pada stok gudang perusahaan. Pengecekan ini tentunya dapat membantu perusahaan dalam mengetahui mana barang yang cacat, salah produksi, dan ataupun kesalahan lain sebelum memutuskan untuk melakukan penyimpanan di gudang.
4. Memisahkan Stok Barang Lama dan Baru
Kebingungan dalam pengecekan stok barang juga terjadi akibat mencampur stok barang lama dan baru. Pisahkanlah stok barang lama dan yang baru agar Anda bisa dengan mudah melakukan pengecekan. Selain itu, pemisahan stok barang lama dan baru juga sangat berguna agar bisa mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang sudah terjual ataupun yang belum terjual.
5. Mengatur Tata Letak
Tata letak gudang harus dilakukan dengan optimal agar setiap space atau ruang yang ada di gudang bisa dimanfaatkan dengan baik. Banyak perusahaan yang tidak terlalu mementingkan tata letak sehingga gudang terlihat berantakan dan kesulitan dalam mencari barang yang dibutuhkan.
6. Jadwal Persediaan Barang
Dan yang terakhir adalah dengan membuat jadwal persediaan barang. Perusahaan pun dapat membuat jadwal mengenai pembelian kepada supplier untuk bisa memudahkan perusahaan dalam mengerjakan forecast. Dan selanjutnya, perusahaan juga dapat membuat jadwal penerimaan dan pengiriman barang.
SimpliDOTS, Aplikasi Super untuk Distributor
SimpliDOTS merupakan salah satu aplikasi yang dapat Anda gunakan dalam membantu penerapan warehouse management system. Aplikasi ini memiliki berbagai fitur yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Fitur yang cocok digunakan untuk membantu menerapkan warehouse management system antara lain Manajemen Stok. Yaitu, fitur yang powerful dan fungsional untuk mengelola data persediaan barang. Berbasis Cloud, sehingga data lebih real-time, update, dan bisa diakses kapan saja dan di mana saja.
Selain itu, ada banyak fitur lainnya di SimpliDOTS yang menarik sehingga bisa Anda coba kapan saja. Cek fitur-fitur aplikasi SimpliDOTS selengkapnya melalui website simplidots.co.id atau silakan langsung coba pakai GRATIS 14 Hari, daftar di sini.
Follow dan like akun Instagram @simplidots agar tak ketinggalan promo dan info spesial lainnya setiap hari dari Aplikasi SimpliDOTS.
