pexels tom fisk 2226458

Tips Menurunkan Biaya Distribusi

Tahukah bahwa keuntungan bisnis dapat meningkat bahkan di kala Anda tidak melakukan penjualan? Dengan mengoptimalkan manajemen rantai pasokan, setiap pelaku usaha bisa memperoleh pengurangan biaya distribusi melalui peningkatan proses distribusi di mana akhirnya akan berimbas pada meningkatnya pendapatan.

Salah satu metode yang paling teruji dan sudah terbukti kredibilitasnya untuk mencapai pengurangan biaya distribusi adalah dengan menjalankan sinergi bersama penyedia logistik pihak ketiga. Pemenuhan pesanan dan layanan rantai pasokan perusahaan logistik dapat membantu Anda mengurangi pengeluaran biaya distribusi.

Hal tersebut disebabkan oleh fokus Anda yang kemudian hanya tertuju untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, meningkatkan kinerja rantai pasokan, serta menambahkan otomatisasi dan teknologi ke dalam strategi Anda dapat mengurangi human error, sekaligus mendorong peningkatan keuntungan.

Sebelum mengetahui bagaimana cara menurunkan biaya distribusi, alangkah baiknya untuk mempelajari terlebih dahulu seputar seluk-beluk biaya yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Pasalnya, agar dapat beroperasi, perusahaan memerlukan beragam komponen pendukung.

Mengenal Biaya Distribusi

Biaya distribusi merujuk pada pemeliharaan dan administrasi bisnis sehari-hari. Biaya distribusi termasuk biaya langsung barang yang dijual dan biaya operasional lainnya, biasanya juga disebut sebagai penjualan, umum, dan administrasi.

Itu berarti, meliputi tetapi tidak terbatas pada sewa, penggajian, bahan baku, serta biaya pemeliharaan. Dalam konteks ini, tidak termasuk biaya non-operasional yang terkait dengan bunga, investasi, atau translasi mata uang asing.

Perusahaan wajib mencari tahu biaya operasional serta apa-apa yang terkait dengan kegiatan non-operasional, semisal bunga pinjaman. Biasanya biaya tersebut memiliki catatan berbeda di laporan perusahaan. Tujuannya agar analis keuangan dapat menentukan bagaimana biaya distribusi dikaitkan dengan aktivitas yang menghasilkan pendapatan, serta apakah bisnis dapat dijalankan secara lebih efisien.

Secara umum, pihak manajemen akan berusaha untuk memaksimalkan keuntungan bagi perusahaan. Sesungguhnya laba ditentukan oleh pemasukan perusahaan maupun jumlah biaya yang dikeluarkannya untuk beroperasi. Pada prinsipnya, laba tetap berpotensi untuk ditingkatkan, baik dengan mengoptimalkan pemasukan maupun menurunkan biaya operasional.

Namun umumnya, pemotongan biaya distribusi tampak relatif lebih mudah dilakukan guna meningkatkan keuntungan sehingga manajer sering kali memilih metode ini. Meski begitu, pemangkasan biaya operasi terlalu banyak dapat mengurangi produktivitas perusahaan.

Lebih jauh, sebagai akibatnya, keuntungannya pun akan serta-merta berkurang. Di sisi lain, memang mengurangi biaya operasi di segmen tertentu biasanya akan meningkatkan keuntungan jangka pendek, tetapi pada waktu bersamaan hal itu juga berpotensi merugikan pendapatan perusahaan untuk jangka panjang.

Sebagai contoh, jika suatu perusahaan memangkas budget iklan, keuntungan jangka pendeknya tentu akan mengalami peningkatan karena menghabiskan lebih sedikit uang untuk biaya distribusi. Namun, dengan mengurangi iklan, perusahaan berarti telah memperkecil kapasitasnya untuk menghasilkan bisnis baru serta pemasukan di masa depan akan semakin menurun.

Jika ingin mengetahui perhitungan biaya distribusi, berikut rumus dan langkah-langkah yang dapat ditempuh. Hal ini penting untuk dipahami karena akan sangat dibutuhkan dalam membuat laporan laba rugi perusahaan, di mana berfungsi mengukur kinerja keuangan pada periode tertentu.

Biaya operasional = harga pokok penjualan + biaya pengeluaran

Dari laporan laba rugi perusahaan ambil total HPP atau biasa disebut juga sebagai harga pokok penjualan. Setelah itu, temukan total biaya pengeluaran. Selanjutnya, tambahkan total biaya pengeluaran dan COGS untuk memperoleh total biaya operasional untuk periode tersebut.

 pexels andrea piacquadio 3760809 1

Mengenal Biaya Tetap dan Biaya Variabel

Biaya tetap adalah biaya yang tidak berubah dengan adanya peningkatan atau penurunan produktivitas karena harus tetap dibayar terlepas dari kondisi kinerja perusahaan. Contohnya, perusahaan manufaktur wajib membiayai sewa untuk space pabrik, terlepas dari berapa banyak barang yang dihasilkan.

Meskipun dapat berhemat dan mengurangi biaya pembayaran sewanya, tetapi perusahaan tidak dapat menghilangkan biaya ini, dan karenanya dianggap tetap. Biaya tetap umumnya meliputi overhead, asuransi, keamanan, dan peralatan.

Biaya tetap dapat membantu dalam mencapai skala ekonomi, karena ketika banyak biaya perusahaan yang bersifat tetap, maka akan memperoleh lebih banyak keuntungan per unit karena menghasilkan lebih banyak unit.

Dalam sistem ini, biaya tetap tersebar pada jumlah unit yang diproduksi, membuat kinerja lebih efisien seiring dengan peningkatan produksi, serta mampu mengurangi biaya rata-rata per unit. Skala ekonomi memungkinkan perusahaan besar menjual barang yang sama dengan perusahaan kecil namun harganya relatif lebih rendah.

Prinsip skala ekonomi bisa dibatasi sebab biaya tetap biasanya butuh peningkatan melalui tolok ukur tertentu pada pertumbuhan produksi. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur yang meningkatkan level produksinya selama periode tertentu pada akhirnya akan mencapai titik di mana perlu meningkatkan pula ukuran ruang pabriknya untuk mengakomodasi upaya produksi tersebut.

Tak hanya itu, Anda pun akan mengenal yang namanya biaya variabel. Biaya variabel, sebagaimana istilahnya, terdiri dari biaya yang bervariasi. Tidak seperti biaya tetap, biaya variabel meningkat ketika produksi meningkat dan menurun ketika produksi menurun.

Contoh biaya variabel termasuk pengeluaran untuk bahan baku dan tagihan listrik. Misalnya, agar sebuah restoran cepat saji yang menjual kentang goreng sanggup mencapai peningkatan penjualan, maka butuh peningkatan pula pada aspek pesanan pembelian kentang dari pemasoknya.

Kadang-kadang mungkin bagi perusahaan untuk memperoleh potongan harga saat membeli persediaan dalam jumlah besar, di mana pemasok setuju untuk sedikit mengurangi biaya per unit sebagai ganti kesepakatan pembelian secara teratur. Jika demikian, perjanjian ini bisa mengurangi korelasi antara peningkatan atau penurunan produksi, serta biaya operasional perusahaan.

Umumnya, perusahaan yang memiliki proporsi biaya variabel relatif tinggi dibanding biaya tetapnya dinilai kurang stabil. Dikarenakan keuntungan mereka lebih bergantung pada keberhasilan penjualan. Dengan memanfaatkan cara yang sama, profitabilitas dan faktor risiko untuk perusahaan serupa juga relatif lebih mudah diukur.

Tak hanya biaya tetap dan variabel, mungkin juga biaya operasional perusahaan dinilai sebagai semi tetap atau semi variabel. Biaya ini mewakili campuran komponen tetap dan variabel, sekaligus dapat dianggap ada di antara biaya tetap dan biaya variabel.

Biaya semi variabel sebagian relatif terhadap kenaikan atau penurunan produksi, layaknya biaya variabel, namun masih tetap ada saat produksi nol, seperti biaya tetap. Inilah poin utama yang membedakan biaya semi variabel dari biaya tetap dan biaya variabel.

Misalnya, biaya semi variabel adalah tenaga kerja lembur. Upah reguler bagi karyawan biasanya dikategorikan sebagai biaya tetap, karena saat manajemen perusahaan bisa memangkas jumlah karyawan dan jam kerja yang dibayar, itu akan selalu memerlukan tenaga kerja dengan ukuran tertentu agar dapat berfungsi optimal.

Pembayaran lembur sering dianggap sebagai biaya variabel, karena jumlah jam lembur yang dibayarkan perusahaan kepada pekerja pada umumnya akan meningkat atau menurun seiring meningkat dan menurunnya hasil produksi.

Lebih lanjut, ketika upah dibayar berdasarkan kondisi produktivitas yang memungkinkan untuk lembur, biaya tersebut memiliki komponen tetap dan variabel sekaligus sehingga dapat dianggap sebagai biaya semi variabel.

gudang dengan biaya distribusi yang terkontrol

Tips Menurunkan Biaya Distribusi

Setelah mengetahui berbagai jenis biaya pada kegiatan operasional perusahaan, selanjutnya Anda akan lebih mudah mengaplikasikan kiat khusus dalam rangka melakukan pengurangan pengeluaran biaya distribusi, khususnya di sektor distribusi logistik dan rantai pasokan. Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan agar berhasil menurunkan biaya distribusi suatu perusahaan.

  • Berfokus pada Pelanggan

Kebutuhan pelanggan harus berada di garis terdepan dalam pikiran Anda ketika mempertimbangkan struktur dan strategi rantai pasokan. Namun, banyak rantai pasokan mengikuti kebijakan dan sistem yang bertentangan dengan kebutuhan pelanggan mereka.

Akibatnya, perusahaan-perusahaan ini sering menghadapi masalah di luar dugaan. Selain itu, kerap kali juga harus menerima keluhan pelanggan sehingga berujung pada pengeluaran biaya tambahan yang tidak perlu.

Jika Anda fokus mengurus pelanggan dengan menawarkan opsi seperti pengiriman di hari berikutnya atau pengiriman gratis tanpa batas melalui keanggotaan berbayar per bulan, tentu akan memberikan solusi yang mereka inginkan dan pastinya kinerja bisnis menjadi lebih efektif.

  • Menciptakan Strategi Rantai Pasokan

Menciptakan strategi rantai pasokan yang efektif akan membantu Anda membingkai tujuan sehingga mampu bekerja lebih efisien dan biaya distribusi pun tidak boros. Performa rantai pasokan Anda harus dievaluasi secara teratur untuk memastikan telah memenuhi persyaratan pelanggan, serta tetap berada di atas koridor tujuan awal.

Strategi yang efektif memiliki beberapa kriteria antara lain dapat didokumentasikan dan dipahami dengan jelas, melibatkan semua bidang perusahaan, baik itu penjualan dan pemasaran, penelitian dan pengembangan, pembelian, manufaktur, logistik, dan lain sebagainya.

Tak hanya itu, strategi tersebut juga harus mampu mengatasi dan menyelesaikan kasus ketidakpuasan pelanggan agar tidak terulang kembali, memenuhi kebutuhan pelanggan dan bisnis, serta memiliki kejelasan yang memungkinkan Anda membuat keputusan secara tepat dan cepat jika terjadi sesuatu di luar perkiraan.

  • Manfaatkan Ruang dengan Lebih Baik

Biasanya, akan ada biaya khusus untuk menyimpan inventaris dan persediaan di gudang perusahaan. Karena itu, Anda harus membuatnya menjadi bagian dari strategi pengurangan biaya distribusi dengan memanfaatkan ruang tersebut sebaik-baiknya.

Lakukan penilaian atau evaluasi terhadap gudang tersebut untuk kemudian membuat keputusan, apakah pemanfaatannya dapat membantu Anda mencapai tujuan akhir atau tidak. Jika ada cara untuk mengatur ulang inventaris, Anda mungkin akan menemukan bahwa ternyata biaya operasional distribusi dapat dikurangi, serta penggunaan gudang menjadi lebih efisien.

  • Perencanaan Penjualan dan Operasi

Perencanaan penjualan dan operasi diperlukan agar rantai pasokan dapat beroperasi pada efisiensi tertinggi. Tingkat keoptimalan kinerja bergantung pada perencanaan yang tepat, tetapi biayanya bisa mahal dan rumit.

Saat Anda bekerja dengan penyedia logistik pihak ketiga, tim akan menghilangkan pemborosan dan redundansi, membantu merencanakan dengan lebih baik melalui analisis, perkiraan data, serta mampu meningkatkan visibilitas. Dengan begitu, semua orang yang terlibat akan mendapatkan informasi terbaru.

Beberapa masalah yang harus ditangani melalui proses perencanaan penjualan dan operasi antara lain pembuatan SKU tak terkontrol, stockout terlalu sering namun tidak terkendali, serta prediksi tidak akurat. Selain itu, jumlah persediaan tinggi tetapi bergerak lambat atau sudah using, juga situasi yang mengharuskan konsistensi menyesuaikan permintaan dan jadwal produksi.

  • Desain Jaringan Rantai Pasokan

Desain jaringan rantai pasokan melibatkan pengurangan biaya distribusi dan peningkatan keandalan untuk meminimalkan penanganan produk. Setiap titik kontak antara pemasok dan pelanggan Anda dapat meningkatkan biaya serta risiko kesalahan seperti produk yang rusak.

Jaringan yang dirancang dengan buruk dapat menyebabkan penanganan berlebihan, terlalu banyak lokasi stok, sementara penggunaan lokasi distribusi tidak memadai. Akibatnya, Anda akan mengalami biaya distribusi yang tinggi, namun layanan pelanggan memburuk.

Merevisi desain jaringan rantai pasokan Anda akan memerlukan perangkat lunak dan analisis khusus yang harganya bisa mahal dan cukup membingungkan untuk dikelola sendiri. Ini adalah alasan lain mengapa bermitra dengan penyedia logistik pihak ketiga penting dilaksanakan.

Pasalnya, mereka memiliki perangkat lunak dan pengalaman yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah di jaringan Anda. Belum lagi, mampu merancang rencana paling efektif agar proses distribusi produk perusahaan berjalan lancar.

  • Pindahkan Persediaan Lebih Cepat

Penyedia logistik pihak ketiga dapat membantu perusahaan menemukan cara untuk mempercepat pengiriman dari pemasok. Dengan begitu, Anda dapat memesan bahan baku di lokasi pemasok terdekat.

Ketika inefisiensi menyebabkan terjadinya pemesanan di awal, perusahaan bisa dikenakan biaya gudang karena pastinya membutuhkan ruang untuk menyimpan barang-barang tersebut sebelum pelanggan memesannya.

Selain itu, Anda berisiko kehilangan atau merusak stok yang ada karena disimpan di gudang dalam waktu tak tentu. Hal ini akan memperburuk biaya distribusi Anda. Dengan mengalihdayakan pergudangan dan distribusi, perusahaan bisa mempersingkat durasi yang diperlukan untuk mendapatkan barang dari pemasok dalam rangka memenuhi pesanan pelanggan. 

  • Adanya Otomatisasi

Salah satu manfaat terbesar bekerja dengan penyedia logistik pihak ketiga adalah akses ke perangkat lunak otomatisasi. Otomatisasi dapat membantu Anda mengurangi biaya rantai pasokan dan membuat kegiatan operasional menjadi lebih efisien.

Skema yang diotomatisasi dengan teknologi akan mempersempit pengeluaran untuk membayar sumber daya manusia, di mana hal semacam ini akan membenatu menekan biaya operasional perusahaan. Meski bekerja bersama penyedia logistik pihak ketiga tidak dapat dikatakan murah, tetapi masih lebih efektif dan efisien dibandingkan Anda mengurusnya sendiri.

  • Operasi atau Manajemen Rantai Pasokan Outsourcing

Mengalihdayakan manajemen rantai pasokan ke penyedia logistik pihak ketiga akan membantu Anda meningkatkan kinerja sekaligus mengurangi biaya operasional. Pergudangan dan transportasi adalah dua aspek yang paling mahal dari jaringan rantai pasokan.

Dengan adanya mitra outsourcing, Anda dapat memperoleh layanan yang lebih hemat biaya, namun tetap terampil. Beberapa manfaat lain yang cukup menjanjikan, yaitu akses layanan dan sumber daya secara cepat, lebih banyak fleksibilitas sumber daya, peluang untuk pertumbuhan penghematan biaya lebih tinggi, serta kemudahan akses layanan, teknologi, dan peralatan khusus.

  • Memanfaatkan Aset Sebaik-baiknya

Mengevaluasi aset dan penggunaannya untuk menemukan area yang perlu ditingkatkan adalah salah satu cara paling mudah untuk meningkatkan kinerja rantai pasokan. Pasalnya, rantai pasokan adalah sistem yang kompleks, jadi menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan sangatlah penting. Aset yang tidak dimanfaatkan akan menambah pengeluaran biaya distribusi.

  • Melacak atau Mengukur Kinerja

Langkah selanjutnya untuk mengurangi biaya distribusi adalah melacak hasil kinerja tim perusahaan. Mengamati indikator kinerja utama (KPI) akan membantu Anda menentukan target yang lebih realistis.

Selain itu, Anda pun akan terbantu dalam menetapkan langkah-langkah yang dapat dilacak untuk mencapai tujuan tersebut. Pelacakan kinerja juga akan sangat berguna dalam memperkirakan pasokan dasar, logistik, serta pembaruan stok secara akurat.

Software distribusi SimpliDOTS sebagai Solusi

Distribution management system dari SimpliDOTS adalah software berbasis cloud yang siap membantu kelancaran distribusi logistik dan rantai pasokan perusahaan. Anda dapat memonitor distribusi Anda melalui gadget Anda, berbasis web dan mobile sehingga tidak membutuhkan instalasi. Dengan sistem yang dipermudah dan terintegrasi dengan baik, biaya distribusi Anda akan menurun.

Tertarik membuktikan kecanggihan fitur-fitur SimpliDOTS untuk bisnis distribusi Anda? Request demo distribution management software SimpliDOTS sekarang. Temukan info menarik dan aktivitas terupdate SimpliDOTS lainnya, dengan follow Instagram @simplidots.