Stok Produk FMCG Tetap Segar dengan Management Distribusi Cold Chain, Gimana Caranya?

Dalam menjaga agar stok produk FMCG tetap segar dan berkualitas, banyak tantangan yang harus dihadapi, terutama terkait dengan manajemen rantai dingin (cold chain) dan sales management.

Fast-Moving Consumer Goods (FMCG) atau barang yang terjual cepat merupakan produk yang memiliki perputaran tinggi, artinya produk ini cepat laku terjual dan cepat menghilang dari stok.

Contohnya adalah makanan, minuman, produk kebersihan, dan barang kebutuhan sehari-hari lainnya.

Kali ini kita akan mempelajari bagaimana distributor bisa mengelola stok produk FMCG yang membutuhkan cold chain secara efisien memanfaatkan aplikasi distributor terbaik, seperti SimpliDOTS.

Pentingnya Cold Chain dalam Menjaga Kualitas Produk FMCG

Cold chain atau rantai dingin adalah proses pengelolaan suhu pada produk-produk tertentu dari saat produksi hingga ke tangan konsumen. Rantai dingin sangat penting untuk produk FMCG seperti es krim, makanan beku, produk susu, dan minuman yang berpotensi rusak jika tidak disimpan pada suhu tertentu.

Tanpa manajemen cold chain yang tepat, produk tersebut bisa mengalami penurunan kualitas, yang bisa berdampak negatif pada kepuasan pelanggan dan reputasi merek.

Proses cold chain melibatkan beberapa tahap kritis, seperti penyimpanan stok produk FMCG dengan suhu tertentu hingga transportasi pengiriman memakai truk berpendingin (freezer) untuk menjaga suhu produk.

Setiap tahap ini harus diawasi dengan ketat untuk memastikan produk tetap segar dan aman untuk dikonsumsi.

Baca juga: Cold chain Adalah: Pentingnya Rantai Dingin dalam Distribusi Produk yang Sensitif

Mengelola Pengiriman Produk Es Krim dengan Software Distribution Management System (DMS)

Setuju kan, produk es krim selalu dicintai semua orang dari segala usia? Itulah sebabnya produk ini memiliki kekuatan global dalam hal margin keuntungan dan volume konsumsi.

Untungnya, berkat adanya Distribution Management System sebagai teknologi pengiriman stok produk FMCG didukung cold chain (rantai dingin).

Namun, seperti industri lainnya, bisnis es krim juga memiliki beberapa tantangan. Berikut  di antaranya:  

Tantangan yang Dihadapi oleh Distributor Es Krim

• Mudah rusak: produk es krim mudah meleleh jika tidak disimpan atau diangkut pada suhu yang ditentukan. Hal ini membuat produk berisiko kehilangan rasa, warna, dan aroma. Biasanya, suhu yang diperlukan untuk transportasi dan penyimpanannya adalah -12,22°C.
• Mengatur katalog produk: beragam varian es krim dapat menawarkan lebih banyak pilihan bagi konsumen. Tetapi di sisi lain, hal ini menciptakan masalah pasokan. Jika tidak terkelola dengan baik mengakibatkan kerugian bagi distributor.
• Persaingan pasar: Es krim yang dicintai masyarakat luas membuat permintaan di pasar semakin meningkat dari waktu ke waktu. Hal ini secara alami meningkatkan persaingan di pasar.

Distribution Management System untuk Pengiriman Stok Produk FMCG Es Krim

Software distribusi terbaik bisa menjadi pendukung efektif manajemen pengiriman modern yang dilengkapi berbagai fitur.

SimpliDOTS sebagai Distribution Management System dapat diandalkan dalam membantu pengelolaan pengiriman stok produk FMCG yang membutuhkan cold chain, seperti produk es krim.

Seperti yang diketahui, produk es krim harus selalu dijaga kualitas dan kesegarannya hingga sampai ke tangan konsumen.

Distributor dapat menggunakan aplikasi sales management atau Sales Automation Platform yang tepat untuk optimalisasi rute pengiriman dan tracking sales force. Berikut adalah beberapa manfaat utama:

1.      Pengoptimalan rute

Fitur ini sangat penting karena memastikan rute armada tercepat yang dipilih. Ingat, rute “tercepat” bukanlah yang terpendek, tetapi yang memastikan waktu transit paling sedikit.

Software manajemen distribusi, seperti produk es krim mempertimbangkan semua elemen termasuk lalu lintas, jarak jalan, cuaca, tol, dan lainnya untuk menentukan rute optimal.

2.      Manajemen pesanan otomatis

Aplikasi distribusi dirancang agar bisa menangani taking order atau mencatat pesanan yang diterima secara otomatis. Hal ini memastikan bahwa pesanan segera diproses dan meminimalisir kesalahan manual.

3.      Tracking/ monitoring

Sistem manajemen rute dengan metode tradisional berbasis kertas dapat menghambat koordinasi serta menyebabkan kerugian. Sebabnya, setelah pesanan dikirim dengan armada, manajer atau supervisor sulit memantau tim sales force yang sudah berada di lapangan.

Namun, dengan Distribution Management System, pergerakan tim sales force dapat dilacak secara real-time melalui berbagai perangkat desktop dan smartphone..

4.      Distributor Go Digital

Berbagai alur proses yang berbasis Cloud Technology membuat distributor semakin gesit dan fleksibel menjalankan tugas. Aplikasi distributor membuat pemrosesan pesanan lebih cepat tanpa kertas ketika sales membuat taking order.

Terpenting lagi, keseluruhan alur kerja dapat ditampilkan dalam satu platform dan menghasilkan data perusahaan yang akurat. Selanjutnya, data tersebut dapat diolah untuk meningkatkan layanan dan mengembangkan bisnis distribusi.

5.      Laporan berbasis data Business Intelligence (BI)

Membuat laporan tak perlu menunggu tim admin membuat rekapan berbasis kertas. Manajer atau supervisor dapat melihat laporan dan rekapan secara real-time melalui Dashboard Distribution Management System.

Baca juga: Aplikasi Sales FMCG: 5 Strategi Ampuh Pahami Perilaku Konsumen Agar Bisnis Meroket

Fitur Delivery Order SimpliDOTS untuk Distributor Masa Kini

SimpliDOTS adalah sebuah platform teknologi yang menawarkan solusi terpadu untuk manajemen distribusi dan stok produk FMCG.

Dengan menggunakan SimpliDOTS, distributor masa kini dapat mengelola rantai pasokan (supply chain) dengan lebih efisien dan efektif.

Salah satu fitur canggih dari SuperApps SimpliDOTS adalah Delivery Order untuk pengiriman order kepada supplier atau pelanggan. Berikut keunggulannya:

1.      Pengelolaan delivery order lebih efisien

Dengan fitur ini, distributor dapat mengatur dan melacak pengiriman barang secara lebih terstruktur. Memungkinkan mereka untuk menugaskan driver, salesman, dan kendaraan tertentu untuk setiap pengiriman, serta menentukan tanggal pengiriman dengan mudah.

2.      Penambahan data yang fleksibel

Distributor dapat menambahkan nama driver, nama salesman, gudang/ warehouse, hinga jenis kendaraan, dan lain-lain, jika belum tersedia dalam sistem, sehingga memudahkan penyesuaian sesuai kebutuhan operasional.

3.      Pencatatan stok akurat

Fitur ini memungkinkan distributor untuk memeriksa ketersediaan stok sebelum memproses pesanan, mengurangi risiko kesalahan dan memastikan bahwa hanya pesanan dengan stok yang mencukupi yang akan diproses.

4.      Penanganan pesanan yang tepat

Jika stok tidak mencukupi, fitur ini menyediakan opsi untuk mengubah jumlah pesanan atau mengatur ulang pengiriman, sehingga memastikan proses pengiriman berjalan lancar tanpa keterlambatan.

5.      Dokumentasi lebih rapi

Distributor dapat menghasilkan surat jalan, rekapan pengiriman, dan faktur penjualan secara otomatis, yang membantu dalam menjaga dokumentasi yang terorganisir dan memudahkan proses administrasi.

6.      Optimalisasi penagihan piutang

Dengan fitur checklist Collection pada Invoices, distributor dapat menentukan apakah pengemudi juga berfungsi sebagai kolektor piutang, memudahkan pengumpulan pembayaran saat pengiriman barang dilakukan.

Fitur Live Tracking SimpliDOTS, Optimalkan Rute Pengiriman Agar Tepat Waktu

Menu Live Tracking pada Simplidots memungkinkan distributor untuk mengetahui posisi terkini Salesman serta lokasi customer. Berikut adalah beberapa hal penting yang dapat diketahui dan langkah-langkah untuk menggunakan menu ini:

Mengetahui Posisi Terkini Salesman:
Untuk mengetahui posisi terkini Salesman, mereka harus memiliki akun SimpliDOTS, menginstal aplikasi SimpliDOTS Tracker, login ke aplikasi, mengaktifkan status tracking, serta memastikan jaringan internet dan GPS handphone aktif.

Mengetahui Lokasi Customer:
Customer harus didaftarkan sebelumnya oleh Salesman atau Admin, dan lokasinya harus ditandai lewat menu Geo Tagging di aplikasi SFA (Sales Force Automation).

Langkah-langkah Menggunakan Menu Live Tracking:

Fitur dalam Tampilan Live Tracking:

• Employee Count: Menunjukkan jumlah Salesman yang mengaktifkan aplikasi SimpliDOTS Tracker.
• Salesman Position: Centang untuk melihat posisi terkini Salesman.
• Salesman Info: Menampilkan nama atau identitas Salesman berdasarkan IMEI handphone yang telah dimasukkan.
• Location Icons: Tanda lokasi hijau menunjukkan posisi Salesman; ikon yang diklik akan menampilkan informasi Salesman.
• Map Controls: Gunakan ikon plus (+) untuk memperbesar peta, ikon minus (-) untuk memperkecil peta.
• Track All: Menampilkan semua titik lokasi keberadaan Salesman.
• Clear Track: Membersihkan semua centang pada bagian employee.
• Customer Status Display: Pilih status customer (Active, Non Active, Black List, Unverified) untuk memunculkan customer sesuai dengan statusnya pada peta.

Dengan fitur ini, distributor dapat memantau pergerakan Salesman dan memastikan pengiriman serta kunjungan ke customer berjalan efisien.

Baca juga: 5 Cara Analisis Data Tingkatkan Distribusi Produk FMCG, Apa Saja Metodenya?

Studi Kasus: Implementasi SimpliDOTS dalam Distribusi Es Krim AICE Bandung

Untuk lebih memahami bagaimana SimpliDOTS dapat membantu distributor dalam menjaga stok produk FMCG, mari kita lihat sebuah studi kasus penerapannya pada salah satu distributor es krim di Indonesia, AICE Bandung, PT Arata Jaya Mandiri.

Distributor ini menghadapi masalah dalam mengelola stok produk FMCG, terutama untuk produk-produk yang memerlukan penyimpanan khusus seperti es krim. Sebelumnya, terdapat kesulitan memantau stok karena masih mengandalkan rekap berbasis manual.

Dengan menggunakan SimpliDOTS, distributor tersebut mulai merasakan kemudahan dan kecanggihan teknologi SuperApps for Distributor, SimpliDOTS. Tim admin di kantor dapat memantau proses pengiriman es krim, sehingga produk tetap dalam kondisi baik hingga sampai di tangan konsumen.

Selain itu, dengan fitur Real-Time Inventory Management, mereka dapat segera mengetahui jika ada produk yang hampir habis atau mengalami kelebihan stok, sehingga dapat mengambil tindakan yang diperlukan dengan cepat.

Hasilnya, distributor tersebut berhasil mengurangi kerugian akibat produk rusak hingga 30%, dan meningkatkan kepuasan pelanggan karena produk yang mereka terima selalu dalam kondisi segar dan berkualitas. Ini adalah salah satu contoh bagaimana teknologi dapat membantu distributor dalam mengelola stok produk FMCG dengan lebih efektif dan efisien.

Baca juga: Distribution Management System untuk Mendukung Era Supply Chain 4.0

Keunggulan SimpliDOTS dalam Mengoptimalkan Pengiriman Cold chain dan Sales Management

Fitur SimpliDOTS membantu pengiriman cold chain lebih efisiensi dalam kegiatan operasional logistik sehari-hari dengan armada dan fleet management yang baik, dilengkapi dengan fitur seperti Route Maps Optimization dan kecanggihan real-time Dashboard.

1.      Live Tracking: Pantau gerak salesman secara real-time

Fitur Live Tracking pada SimpliDOTS memungkinkan distributor untuk memantau posisi terkini Salesman secara real-time saat kunjungan toko. Dengan akses ini, manajemen dapat memastikan bahwa setiap Salesman berada di jalur yang efisien, menghindari penundaan dan memastikan bahwa pengiriman dilakukan sesuai jadwal.

Kemampuan untuk melihat pergerakan armada secara real-time juga meningkatkan respon terhadap situasi mendesak, sehingga setiap masalah di lapangan dapat ditangani dengan cepat dan efisien.

2.      Live Tracking : Optimalkan rute pengiriman

Penggunaan Live Tracking membantu distributor mengoptimalkan rute pengiriman berdasarkan data lokasi yang akurat. Dengan mengetahui posisi Salesman dan lokasi customer secara real-time, manajemen dapat merencanakan rute yang paling efisien, mengurangi waktu perjalanan dan biaya operasional.

Hal ini penting dalam pengiriman cold chain, di mana ketepatan waktu dan suhu produk harus dijaga untuk memastikan kualitas produk tetap terjaga.

3.      Sales Force Automation: Transparansi Kelola Tim Sales

SimpliDOTS menyediakan transparansi operasional yang tinggi dengan fitur Live Tracking, memungkinkan manajemen untuk memantau aktivitas Salesman secara detail. Data akurat mengenai pergerakan dan kunjungan Salesman tidak hanya membantu dalam evaluasi kinerja tetapi juga dalam perencanaan strategi penjualan yang lebih baik.

Transparansi ini membangun kepercayaan antara manajemen dan tim lapangan, serta meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

4.      Optimasi Route Maps: Visualisasi Penyebaran Rute Perjalanan

SimpliDOTS juga menawarkan fitur optimasi Route Maps yang memungkinkan manajemen untuk melihat penyebaran rute perjalanan Salesman secara visual pada peta. Dengan tampilan ini, manajemen dapat dengan mudah memahami bagaimana rute perjalanan sudah disusun dan melakukan penyesuaian jika diperlukan untuk meningkatkan efisiensi pengiriman.

Visualisasi rute membantu dalam perencanaan yang lebih baik dan memastikan bahwa setiap Salesman menggunakan jalur yang paling optimal, mengurangi waktu perjalanan, dan menghemat biaya operasional.

Maksimalkan Pengiriman Produk Tepat Waktu dengan SuperApps Distributor, SimpliDOTS

Dengan fitur-fitur canggih seperti Live Tracking, Optimasi Route Maps dan optimasi rute yang ditawarkan oleh SimpliDOTS, distributor dapat meningkatkan operasional cold chain dan sales management.

Coba DEMO dan Konsultasi gratis fitur-fitur SimpliDOTS sekarang untuk memulai langkah pertama menuju efisiensi operasional dan pengiriman produk bisnis Anda.

Hubungi via Whatsapp tim admin untuk info detailnya. SimpliDOTS siap membantu Anda mencapai distribusi bisnis yang lebih baik!

Ikuti media sosial SimpliDOTS untuk tips distribusi efisien dan update fitur terbaru! Temukan kami di Youtube: @simplidots, Facebook: @Simplidots dan Instagram: @simplidots.

Sumber:
Simplidots.com
mile-app
supplychainindonesia.com