Sales Pipeline: Penjelasan Lengkap dan Tipsnya

Keberhasilan penjualan produk perusahaan tidak hanya bergantung pada seberapa baik tim penjualan (sales) mengenalkan produk perusahaan tersebut ke masyarakat. Memang, kemampuan komunikasi tim sales juga penting. Akan tetapi apabila, kemampuan komunikasi tersebut tidak didukung dengan sistem alur penjualan yang jelas akan membuat penjualan produk sebuah perusahaan kehilangan arah.

Selain pada metode komunikasi tim sales kepada konsumen, Keberhasilan ini juga bergantung kepada seberapa rapi alur strategi penjualan produk perusahaan tersebut. Alur strategi penjualan inilah yang disebut dengan Sales Pipeline atau pipa penjualan.

Definisi Sales Pipeline

sumber : freepik

Secara definitif, Sales Pipeline dapat diartikan sebagai gambaran tahap-tahap penjualan yang harus dihadapi oleh tim sales untuk merubah calon konsumen potensial menjadi seorang pelanggan setia. Tahap-tahap penjualan di sini digambarkan melalui grafik dan tabel sederhana yang bisa dipahami oleh setiap anggota tim sales dan pihak lain yang bertanggung jawab terhadap penjualan.

Keberadaan Sales Pipeline dalam tim sales sebuah perusahaan akan sangat membantu tim tersebut. Sebab, dalam Sales Pipeline tugas tim sales dipecah menjadi tugas dan target dengan indikator keberhasilan yang lebih spesifik sehingga anggota tim sales dapat lebih fokus dalam menjalankan tugasnya.

Tahap-Tahap Sales Pipeline

sumber : freepik

Secara teoritis, ada 5 tahapan Sales Pipeline yang harus dipenuhi oleh sebuah tim sales. Penerapan 5 tahapan ini berbeda beda pada setiap industri. Namun, secara garis besar, berikut ini 5 tahap tersebut:

• Lead Generation

Lead generation atau prospecting adalah tahap awal sebuah Sales Pipeline. Dalam tahap ini, tim sales dituntut untuk mendefinisikan, menemukan dan mengumpulkan data calon-calon pelanggan potensial yang sekiranya membutuhkan produk dari perusahaan tersebut.

Contoh, apabila produk yang ditawarkan oleh perusahaan adalah apartemen tipe studio dengan 1 kamar. Maka, calon pelanggan potensial perusahaan tersebut adalah anak muda millennial baik yang sudah berkeluarga ataupun belum dan berasal dari keluarga menengah ke atas.

• Qualifying

Tahap selanjutnya dari Sales Pipeline adalah menentukan apakah customer potensial yang telah didefinisikan dalam tahap sebelumnya benar-benar memenuhi kualifikasi untuk membeli dan menggunakan produk yang ditawarkan perusahaan.

Contoh, katakanlah perusahaan telah berhasil mendefinisikan kriteria calon pembeli apartemen tipe studio di atas. Langkah selanjutnya yang diperlukan adalah dengan memeriksa kualifikasi keuangan para calon pelanggan tersebut seperti melihat riwayat kredit yang dia miliki dan lain-lain. Karena tidak menutup kemungkinan, meskipun dari keluarga berada seorang calon pelanggan memiliki riwayat kredit yang kurang baik.

Baca juga : 10 Aplikasi Sales Force Automation Di Indonesia

• Contacting

Tahap selanjutnya adalah contacting atau menghubungi calon pelanggan terkait. Tidak hanya menghubungi, tim sales juga diminta untuk membangun dan menjalin hubungan baik kepada pelanggan. Hubungan baik ini bisa terbangun apabila tim sales rajin-rajin menjalin komunikasi dengan pelanggan tersebut atau memberikan tanggapan yang baik dan cepat apabila ada pelanggan yang mengirimkan komplain.

Proses ini tentu membutuhkan waktu yang cukup lama. Sebab tim sales diminta untuk melakukan pendekatan secara langsung kepada calon customer terkait entah itu menggunakan media sosial seperti email atau dengan cara langsung survey dan wawancara kepada calon konsumen tersebut.

Namun, sekalinya tim sales Anda berhasil menjalin komunikasi yang intens dan hangat dengan calon konsumen tersebut, tidak menutup kemungkinan calon konsumen tersebut tidak hanya akan sekali dua kali membeli produk Anda. Bisa jadi dia akan menjadi pelanggan setia produk Anda. Terlebih apabila produk yang Anda tawarkan memang produk yang berkualitas tinggi.

• Pengajuan Proposal

Setelah menghubungi dan menjalin komunikasi dengan calon pelanggan dalam waktu yang cukup, tentu tim sales telah mengetahui permasalahan apa saja yang dihadapi oleh calon customer dan bagaimana produk yang mereka tawarkan adalah solusi dari permasalahan itu.

Oleh karena itu, ini saatnya tim sales mengajukan proposal penawaran produk kepada customer. Proposal tersebut berisi mengenai rincian produk yang ditawarkan oleh perusahaan dan bagaimana produk tersebut adalah solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh calon pelanggan.

• Closing

Tahap terakhir dari Sales Pipeline adalah closing atau penutupan. Terdapat dua kemungkinan closing Sales Pipeline dari seorang calon pelanggan. Dua kemungkinan tersebut adalah ‘win’ atau pelanggan setuju untuk membeli produk yang ditawarkan dan ‘lost’ ketika calon pelanggan memutuskan untuk tidak melanjutkan transaksi.

Umumnya, jumlah calon pelanggan yang berhasil mencapai tahap ini jauh lebih sedikit daripada jumlah pelanggan yang masuk ke dalam tahap awal Sales Pipeline. Oleh sebab itu, tidak mengherankan apabila sales manager seringkali menetapkan jumlah pelanggan yang harus di prospek oleh tim sales adalah tiga kali lipat dari jumlah target pelanggan yang berhasil masuk ke dalam tahap closing.

Cara Membangun Sales Pipeline Yang Efektif

sumber : freepik

• Kumpulkan data calon pelanggan potensial

Langkah pertama yang harus Anda ambil ketika memulai Sales Pipeline adalah mengumpulkan data calon pelanggan potensial produk Anda selengkap mungkin. Data ini tidak hanya dibutuhkan untuk menghubungi calon pelanggan terkait ke depannya, tetapi juga dibutuhkan untuk mendefinisikan perilaku calon konsumen perusahaan Anda sehingga Anda bisa menentukan strategi pemasaran dan penjualan yang baik dan tepat sasaran.

 Data ini bisa Anda peroleh dari riwayat pelanggan Anda sebelumnya. Atau, Jika Anda memiliki website dan akun media sosial resmi perusahaan, Anda  juga bisa mengumpulkan data ini dari fitur insight yang tersedia di media sosial tersebut atau di Google Analytics.

• Target keuntungan

KPI dan OKR yang baik tidak akan terbentuk apabila Anda tidak memiliki target keuntungan. Penetapan target keuntungan sebelum membangun Sales Pipeline ditujukan agar tim mengetahui tujuan dan target penjualan produk secara umum terlebih dahulu.

Target keuntungan ini dapat Anda peroleh dari hasil kajian terhadap penjualan dan keuntungan periode sebelumnya dengan mempertimbangkan perkiraan kondisi sosial dan ekonomi saat ini.

• Buat sistem sales yang baik dan terstruktur

Seringkali target penjualan menjadi momok tersendiri bagi tim sales. Hal ini dikarenakan acapkali mereka dituntut untuk memenuhi target penjualan (closing) yang kurang reliable dengan alasan takut kena hukuman.

Meskipun tampaknya model penjualan seperti ini efektif dalam jangka pendek, tentunya ini tidak akan efektif dalam jangka panjang. Sebab, kemungkinan besar akan terjadi perubahan anggota tim sales yang terus menerus.

Baiknya, Anda perlu membuat sistem kinerja tim sales yang sehat dengan cara membuat KPI dan OKR yang reliable serta sistem reward dan punishment yang sepantasnya untuk mendukung kinerja tim sales perusahaan Anda. Akan lebih baik lagi apabila Anda melibatkan anggota tim sales tersebut dalam merumuskan kebijakan ini.

• Evaluasi, dan revisi

Data sudah terkumpul dan dianalisis dengan baik, begitupun dengan target dan sistem kerja. Namun, bisa jadi target penjualan akhir ternyata tidak sesuai harapan atau bahkan melebihi perkiraan. Di sini perlu ada evaluasi dan revisi untuk menyempurnakan Sales Pipeline yang sudah ada.

Pastikan proses evaluasi dan revisi ini tidak hanya terjadi satu tahun sekali di akhir tahun. Sebab, dalam jangka waktu setahun tersebut perilaku konsumen bisa jadi berubah pesat sesuai dengan trend yang berkembang. Usahakan proses ini terjadi seminggu atau satu bulan sekali secara rutin agar tim sales perusahaan Anda bisa up to date dengan perilaku konsumen dan trend yang ada.

Tips membuat Sales Pipeline yang baik dan efektif

Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda terapkan untuk membuat Sales Pipeline yang baik dan efektif sehingga banyak pelanggan membeli produk perusahaan Anda:

• Pahami produk Anda dan dimana produk tersebut akan di pasarkan

Hal ini penting sebab:

1. Tim sales dituntut untuk bisa memberikan penjelasan lengkap tentang produk Anda kepada calon konsumen. Termasuk diantaranya memberikan penjelasan mengapa produk Anda lebih unggul daripada produk pesaing.
2. Mengetahui dimana produk Anda akan dipasarkan sebab setiap daerah memiliki karakteristik penduduk yang berbeda. Jika calon konsumen Anda penduduk desa misalnya, tentu Anda tidak bisa menggunakan istilah yang terlalu teknis agar calon konsumen Anda memahami apa yang sedang Anda bicarakan.

• Gunakan data dari media sosial dan Google Analytics

Sekali lagi, mengetahui siapa calon konsumen Anda adalah hal yang sangat penting. Media sosial dan Google Analytics bisa menyajikan kepada Anda mengenai data siapa calon konsumen Anda. Data ini bisa Anda gunakan untuk merumuskan strategi komunikasi bisnis yang tepat guna.

Misalnya, jika pengunjung media sosial perusahaan Anda mayoritas perempuan dengan rentang usia 30-50 tahun tentu Anda tidak bisa menggunakan kata-kata yang terkesan kekanak-kanakan untuk menghubungi konsumen Anda tersebut bukan?

• Buat perencanaan penjualan yang reliable dan terperinci

Data calon konsumen sudah terkumpul, kini saatnya menganalisis data konsumen dan merumuskan rencana dan strategi penjualan berdasarkan data tersebut. Pastikan rencana dan strategi yang Anda buat reliable atau sesuai dengan kondisi dan situasi serta terperinci.

Perencanaan, penentuan KPI dan OKR penjualan yang reliable dan terperinci akan membuat anggota tim sales bisa lebih fokus kepada  calon konsumen tujuan. Selain itu, hal ini juga bisa menghindarkan mereka dari rasa takut yang berlebihan karena tidak bisa memenuhi target. Perencanaan yang reliable dan terperinci juga bisa menghindarkan tim Anda dari perilaku yang tidak terpuji seperti penggelapan dana atau sengaja memperlambat proses distribusi. Libatkan anggota tim tersebut dalam proses perencanaan ini sehingga Anda bisa mengetahui kondisi yang harus mereka hadapi di lapangan.

• Komunikasi adalah kunci

Seperti yang disebutkan di atas, seringkali target penjualan menjadi momok bagi anggota tim sales. Pastikan tim sales perusahaan Anda nyaman dan merasa dihargai kerja kerasnya dengan melibatkan mereka dalam setiap rapat perencanaan dan evaluasi penjualan yang Anda dilakukan. Membuat mereka nyaman dan merasa dihargai akan membuat mereka betah bekerja di perusahaan Anda.

Selain itu, dengan melibatkan mereka dalam perencanaan dan evaluasi juga akan membuat Anda mendapatkan pengetahuan tambahan mengenai kondisi medan penjualan produk Anda, mengetahui permasalahan lain yang dihadapi oleh calon pelanggan Anda dan tentu saja mengetahui peluang baru yang bisa Anda manfaatkan untuk memperbaiki Sales Pipeline yang telah Anda buat.

• Personalisasi pesan Anda

Salah satu cara untuk membangun hubungan baik dengan calon konsumen atau pelanggan adalah dengan membuat pesan yang dipersonalisasi. Contohnya, dengan menyebut nama pelanggan tersebut sebagai awalan email yang Anda kirimkan atau dengan mengirimkan ucapan selamat pada setiap hari penting calon pelanggan Anda.

Pesan yang dibuat seolah menjadi pesan personal ini sedikit banyak akan membuat calon pelanggan Anda sebagai seorang calon pelanggan yang dihargai oleh perusahaan Anda. Sehingga tidak menutup kemungkinan dia akan mengembalikan rasa tersebut dengan cara membeli produk yang Anda tawarkan.

• Menggunakan Software dan Aplikasi CRM

Meskipun data target dalam sebuah Sales Pipeline sudah dibuat sesederhana mungkin, tetapi tidak bisa dipungkiri bahwasanya ada banyak data yang harus dimasukkan oleh anggota tim sales dalam setiap proses transaksi penjualan. Data-data tersebut seperti progress penjualan, data keuangan dari pelanggan seperti invoice dan lainnya atau bahkan data komplain dari pelanggan.

Apabila data-data tersebut tidak disimpan dan dikelola dengan baik, akan ada banyak kecurangan dan miskomunikasi yang dapat terjadi. Salah satu solusi yang bisa Anda gunakan untuk mencegah hal ini adalah dengan menggunakan aplikasi atau software CRM.

Singkatnya, software CRM adalah software atau aplikasi yang dapat membantu perusahaan Anda untuk mengelola data pelanggan Anda termasuk di antaranya adalah data mengenai proses penjualan dan distribusi barang pesanan dari perusahaan ke pelanggan.

SimpliDOTS sebagai solusi otomasi monitoring sales force di lapangan. 

Bagi perusahaan distribusi barang, sudah sepatutnya mengelola penjualan dan divisi sales force dengan dukungan teknologi yang modern. Aplikasi SFA (sales force automation) dan software CRM (customer relationship management) dapat membantu menangani pekerjaan distribusi menjadi lebih cepat, mudah, dan akurat.

Sales Force Automation (SFA) adalah aplikasi yang bisa membantu Anda mengawasi kinerja tim sales perusahaan Anda dan membantu tim sales untuk mengirimkan data penjualan.

Dengan menggunakan aplikasi dan software CRM dan SFA, masing-masing anggota tim sales perusahaan Anda dapat dengan mudah memasukkan data penjualan, pengiriman dan bahkan data keuangan. Anda, selaku manajer atau pemilik perusahaan juga bisa mengawasi kinerja tim ini dengan memantau perkembangan data-data yang mereka masukkan tersebut.

Salah satu aplikasi CRM dan SFA terbaik di Indonesia adalah SimpliDOTS. SimpliDOTS adalah software manajemen distribusi dan SFA berbasis Cloud yang siap membantu Anda untuk membentuk dan menerapkan Sales Pipeline efektif dan terotomasi. Dengan berlangganan SimpliDOTS, Anda bisa menerapkan sistem distribusi yang lebih efisien waktu dan biaya, antara lain:

1. Otomasi rute kunjungan sehingga Anda bisa memperkirakan jarak dan waktu tempuh perjalanan tim sales Anda menuju setiap hunian pelanggan.
2. Pencatatan pemesanan dari pelanggan ke perusahaan secara lebih mudah.
3. Penagihan keuangan kepada pelanggan terkait secara otomatis dan mudah.
4. Mengawasi kinerja tim Anda dimanapun dan kapanpun baik menggunakan PC, laptop atau handphone.

1. Memudahkan pelanggan dalam pemesanan produk, pemeriksaan riwayat pemesanan dan keuangan sekaligus memudahkan pelanggan apabila ada komplain terkait produk dan pelayanan yang ditawarkan.
2. Menghubungkan dan sinkronisasi data dengan aplikasi pihak ke-3 dengan lebih mudah.
3. Mencegah dan mengantisipasi human error secara lebih mudah dan cepat.

SimpliDOTS sangat ideal digunakan oleh perusahaan distribusi barang maupun industri lainnya yang butuh manajemen tim sales person dalam jumlah besar karena fitur-fiturnya lengkap dan fungsional.

Ayo, daftarkan bisnis Anda sekarang di sini dan nikmati uji coba gratis selama 14 hari. Mari tingkatkan proses distribusi barang dan otomasi sales di lapangan bersama SimpliDOTS, follow akun Instagram @simplidots hari ini!