Sales Pipeline Meeting

Sales Pipeline: Bangun Proses Sales yang Baik untuk Bisnismu

Sales pipeline adalah salah satu istilah sales yang paling sering dilontarkan. Kalau kamu sering menghabiskan waktu bersama orang-orang sales, kamu akan banyak mendengar frasa seperti “mengundang prospek ke dalam pipeline”, “membangun pipeline” dan “mengisi pipeline dengan leads”.

“Sales pipeline” itu lebih dari sekadar jargon, Kawan Simpli! Sales pipeline adalah alat penjualan yang penting untuk operasi manajemen penjualan apa pun dan dapat membuat perbedaan yang signifikan pada keuntungan bisnismu.

Tahapan dalam sales pipeline dapat membantumu memvisualisasikan proses penjualan di bisnismu. Representasi visual ini menggambarkan di mana posisi leads yang kamu dapatkan dalam sales funnel, di mana transaksi terhenti, dan aktivitas penjualan mana yang paling berkontribusi dalam menghasilkan pendapatan paling banyak.

Jika kamu tidak menggunakan sales pipeline, kamu akan kehilangan insight penting mengenai seberapa efektif proses penjualan kamu dan di mana transaksi kamu berada dalam waktu tertentu. Mau simak lebih lanjut mengenai sales pipeline yang baik untuk bisnismu? Yuk, baca artikel ini lebih lanjut!

Apa Itu Sales Pipeline?

Sales pipeline adalah metode yang dapat digunakan untuk melacak pembeli potensial saat mereka maju melalui berbagai tahap dalam buyer journey mereka. Sales pipeline sering divisualisasikan sebagai corong yang dibagi ke dalam beberapa tahap penjualan di perusahaan kamu. Setiap prospek atau leads dipindahkan dari satu tahap ke tahap berikutnya saat mereka bergerak melalui funnel, misalnya saat seorang sales dari perusahaanmu menerima jawaban terhadap outreach seperti cold email, atau saat seorang prospek ditandai sebagai prospek yang memenuhi syarat atau tidak. Jika prospek tersebut memenuhi syarat, prospek tersebut bisa saja masuk ke email newsletter untuk tujuan follow up seiring waktu.

Visualisasi sales pipeline yang baik akan membuat tim sales-mu lebih akuntabel dan membuat sales target lebih mudah dicapai dengan memecah proses penjualan di perusahaanmu menjadi tugas-tugas kecil yang pastinya dapat dilacak. Dengan sales pipeline, tenaga sales-mu dapat melihat di mana posisi prospek-prospek yang ada, dan upaya penjualan lainnya setiap saat. Hal Ini sangat penting mengingat bahwa tenaga sales-mu berurusan dengan banyak sekali prospek dan transaksi. Idealnya, tidak boleh ada prospek yang tidak termonitor.

Sales pipeline juga adalah alat yang baik bagi para sales manager di luar sana yang ingin menyusun dan menganalisis data tentang seberapa baik proses penjualan mereka, sehingga mereka dapat mengoptimalkannya dengan tepat. Sales pipeline ini membuat sales manager dapat melihat aktivitas penjualan mana yang memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan.

Apa Saja yang Kamu Perlukan Sebelum Membangun Sales Pipeline?

Karena sales pipeline adalah alat penjualan yang penting, kamu tentunya harus membangunnya dengan benar. Kamu harus pastikan timmu memiliki informasi spesifik tentang perusahaan kamu yang terkait, seperti tim penjualan dan kinerjanya, pelanggan yang ada, target audience, produk, dan harga sebelum kamu mulai merakitnya. Siapkan semuanya dulu ya, Kawan Simpli!

Berikut adalah beberapa hal yang harus kamu miliki sebelum mulai membangun setiap tahap sales pipeline:

Daftar calon pembeli di perusahaanmu

Hal pertama yang kamu perlukan adalah daftar prospek yang sesuai dengan target audience dan customer profile ideal yang memiliki kebutuhan (dan budget) untuk produk atau layanan yang kamu jual. Daftar ini harus sesuai dengan persona pembeli kamu dan sedetail mungkin. Data Ini termasuk nama, informasi kontak, perusahaan tempat mereka bekerja, termasuk industri dan ukuran bisnis mereka, posisi mereka di tempat kerja, apakah mereka pembuat keputusan atau bukan, bagaimana kamu pertama kali melakukan kontak dengan mereka (atau sebaliknya), dan pain points serta tantangan mereka.

Proses penjualan timmu

Proses penjualan terdiri dari langkah-langkah penjualan yang jelas dan terstruktur yang memberi tahu timmu aktivitas penjualan apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai tahap closing. Proses penjualan yang baik akan membantu tim sales-mu untuk mendapat deals yang baru hanya dengan mengikuti langkah-langkah dan aktivitas dalam proses penjualan ini. Jika timmu sudah memiliki proses penjualan yang pasti, kemungkinan besar kamu sudah mendapatkan langkah-langkah dari sales pipeline-mu. Jika tidak, jangan khawatir! Saat kamu membangun setiap tahap pipeline, kamu akan dapat memetakan proses penjualan di perusahaanmu secara bersamaan.

Target pendapatan timmu

Sales pipeline tentunya adalah alat yang akan membantu timmu memenuhi target sales yang sudah ditetapkan. Jadi, untuk merancang pipeline yang baik, target ini harus jelas dan realistis. Angka-angka itu pada akhirnya akan membantumu menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti ini: berapa banyak deals dan prospek yang perlu kamu tambahkan ke pipeline kamu untuk mencapai sales target akhir tahun? Jika kamu tahu berapa banyak qualified prospects yang masuk menjadi pelanggan baru, kamu dapat dengan mudah menghitung jumlah prospek yang kamu perlukan di setiap tahap pipeline.

Kerja sama dari tim sales-mu

Sales pipeline membantu memudahkan pengaturan dan pelacakan tugas individu dan tim. Karena semua orang di tim sales-mu akan menggunakan pipeline yang sama, kamu harus mengambil keputusan dan mendiskusikan pipeline ini dengan anggota timmu sangat membangunnya. Dengan cara ini, setiap orang memiliki kesempatan untuk memberikan pendapat dan saran mereka dan ini akan membuat sales pipeline-mu menjadi alat yang lebih efektif untuk memicu kerja sama antar anggota tim sales-mu.

Baca Juga: Sales Force Automation pada Perusahaan Memiliki Peran Sangat Penting

Apa Saja Tahapan Sales Pipeline yang Ideal?

Kita tahu tentu tidak ada dua bisnis yang persis sama sales pipeline-nya. Beberapa perusahaan menggunakan pipeline lima tahap, yang lain ada delapan tahap, dan beberapa punya tujuh tahap. Jika ada perusahaan yang punya jumlah tahap sama, syarat-syarat per tahapnya bisa saja berbeda.

Jumlah dan jenis tahapan dalam sales pipeline perusahaanmu tergantung beberapa faktor, termasuk caramu menghubungi prospek dan jenis produk atau layanan yang kamu jual. Misalnya, tenaga sales yang menjual SaaS (seperti SimpliDOTS!) akan sering memiliki tahap presentasi di mana mereka menunjukkan produk mereka kepada prospek. Tenaga sales mobil akan memiliki tahap uji coba mobilnya dengan calon pembeli, dan pipeline agen penjual rumah kemungkinan akan memiliki tahap melihat rumah bersama calon pembeli.

Di bawah ini adalah beberapa tahapan yang umum untuk sebagian besar sales pipeline:

Pencarian (Prospecting)

Setiap perusahaan memiliki prospek yang berbeda, tergantung pada klien, produk, dan struktur perusahaan tersebut. Misalnya kamu mungkin memiliki tim pencari prospek yang didedikasikan sepenuhnya untuk mencari prospek baru, atau kamu dapat menghasilkan prospek melalui kampanye marketing yang memanfaatkan konten yang dapat diunduh, media sosial, dan email marketing. Terlepas dari bagaimana kamu melakukannya, tahap pertama dalam pipeline apa pun selalu sama: menemukan calon pembeli yang membutuhkan apa yang kamu jual.

Kualifikasi (Qualifying)

Kualifikasi prospek bisa saja datang belakangan dalam proses penjualan, setelah tim sales-mu melakukan kontak dengan calon pembeli baru. Kualifikasi prospek penting karena kamu tidak ingin tim sales-mu membuang-buang waktu untuk prospek yang tidak dapat atau tidak akan membeli produkmu, atau yang mungkin tidak sesuai dan menyebabkan masalah di kemudian hari. Pada langkah ini, kamu akan menganalisis kecocokan mereka melalui penilaian prospek dan memisahkan cold dan warm prospects.

Prospek yang memenuhi syarat (qualified) memiliki budget untuk produkmu, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan di tim mereka, membutuhkan produkmu, dan siap untuk membeli. Jika prospek tidak memenuhi salah satu syarat ini, prospek itu mungkin tidak cocok untuk produk atau layananmu, sehingga mereka bisa saja merupakan lead dingin (cold lead). Sebaiknya, cold lead seperti ini jangan dimasukkan ke pipeline. Sebagai gantinya, informasi kontak mereka sebaiknya disimpan di kategori lain, misalnya dengan menggunakan CRM.

Ingat Prinsip Pareto? Konsep tersebut sebenarnya dapat diterapkan dalam proses sales loh, Kawan Simpli! Sekitar 20% dari prospekmu akan memberikan 80% dari pendapatan bisnismu. Jika kamu menemukan prospek yang telah berada di pipeline lebih lama dari biasanya, kamu bisa menempatkan prospek tersebut di kategori yang berbeda, seperti pipeline di atau daftar follow up di periode selanjutnya, dan buat reminder untuk follow up leads seperti ini dan melihat apakah mereka sudah lebih siap untuk melanjutkan. Kamu juga dapat menghemat waktu dengan membuat proses ini otomatis di CRM-mu.

Kontak (Contacting)

Pada tahap ini, tenaga sales akan melakukan kontak pertama dengan calon pembeli melalui telepon, email, media sosial, atau obrolan langsung.

Membangun Hubungan (Relationship-building)

Sebagai tim sales, hanya menjual kepada pembeli tidak cukup! Tim sales-mu harus bisa membangun hubungan dengan mereka di setiap tahap buying journey. Tahap pembangunan hubungan ini tidak berarti tim sales-mu harus mengganggu pembeli dengan menelepon atau mengirim email terus-menerus, ya. Tim sales-mu bisa mengontak pembeli setelah beberapa lama, misalnya, hanya dengan mengirim artikel yang bisa membantu mengenai masalah unik pembeli dan calon pembeli atau memberi like ke post mereka di LinkedIn. Bahkan relationship-building bisa sesederhana sesederhana mendengarkan masalah dan menanggapinya dengan jujur loh, Kawan Simpli! Tujuannya adalah untuk membangun kepercayaan dengan prospekmu sehingga mereka akan merasa nyaman membeli dari bisnismu.

Penutupan (Closing)

Setelah tim sales-mu melakukan kontak, menjelaskan produkmu, dan membangun kepercayaan dengan mereka, inilah saatnya untuk closing!
Bagaimana kamu sebaiknya melakukan closing ini? Tentunya sangat tergantung pada tim sales, perusahaan, dan calon pembeli Anda. Terkadang calon pembeli bisa saja mengatakan ‘ya’ secara langsung, tapi bisa saja tidak. Jika calon pembeli menghilang tepat sebelum closing, timmu sebaiknya melakukan beberapa upaya untuk menghubungi, lalu kirim pesan yang menjelaskan bahwa kamu menyadari saat ini mungkin bukan saat yang tepat dan mereka dapat menghubungi saat mereka sudah siap, lalu tandai mereka sebagai cold lead.

Menghubungi Kembali Lead Dingin

Tahap ini juga harus ada dalam pipeline perusahaanmu. Hanya karena mereka belum siap untuk membeli saat pertama kali dihubungi, bukan berarti mereka belum siap untuk membeli sekarang, ya. Timmu sebaiknya melakukan follow up ke daftar lead dingin ini secara berkala untuk melihat bagaimana mereka dan apa yang mereka lakukan. Hal ini juga dapat membangun hubungan dengan mereka. Mungkin saja mereka sekarang sudah punya budget untuk membeli produkmu, kan?

Building a sales pipeline

Bagaimana Cara Membuat Sales Pipeline untuk Perusahaan?

Catat calon pembelimu. Daftar pembeli potensial yang menurutmu ingin membeli produkmu jelas harus ada, ya! Jika jumlahnya banyak, kamu akan memerlukan suatu alat untuk membantumu mengelola tidak hanya kontak tersebut, tetapi juga menata interaksimu dengan calon pembeli ini.

Salah satu cara untuk tracking penjualan dan prospekmu adalah dengan menggunakan Google Sheets atau Excel. Spreadsheet bisa digunakan jika kamu baru mulai atau jika prospek yang mau kamu kelola masih sedikit. Jika perusahaanmu punya budget lebih, software CRM penjualan khusus juga bisa digunakan. CRM adalah alat yang lebih efisien jika kamu memiliki lebih dari beberapa deals atau lebih dari beberapa tenaga sales. CRM memungkinkan timmu untuk mengelola deals dan prospek dalam satu dashboard, memindahkan prospek dari satu tahap pipeline ke tahap lainnya, dan menambahkan informasi kontak prospek. CRM juga memungkinkan sales manager untuk mengawasi kemajuan seluruh tim menuju target sales perusahaanmu.

Siapkan tahapan di sales pipeline-mu. Bisa saja tim sales-mu gampang kewalahan jika melihat target mereka, kadang-kadang target sales per kuartal atau tahunan tampak terlalu besar untuk dicapai. Agar target sales terlihat lebih mudah dicapai, buat aktivitas-aktivitas harian yang perlu dilakukan tim sales untuk melakukan closing. Dengan mengelola dan berfokus pada aktivitas penjualan, timmu kemungkinan akan lebih berhasil dalam mencapai sales target mereka. Untuk menyiapkan tahapan dalam pipeline-mu, pikirkan tentang aktivitas penjualan umum timmu dan aktivitas yang paling berdampak pada penjualan.

Selalu cek tahapan sales-mu saat diimplementasikan. Kamu mungkin melihat bahwa ada dialog atau keadaan tertentu antara tim sales dan prospek yang terjadi secara konsisten. Misalnya, jika kamu seorang agen real estate, kamu mungkin ingin menambahkan tahap meyakinkan pembeli jika kamu menghadapi banyak pembeli yang tidak yakin mau membeli rumah. Kamu perlu memutuskan apakah kejadian seperti ini cocok untuk menjadi tahap penjualan di pipeline perusahaanmu. Mungkin perlu banyak upaya untuk mencari tahu apa saja tahap-tahap yang terbaik untuk bisnismu. Kamu akan menemukan beberapa tahap yang sebenarnya tidak diperlukan.

Terus perbarui pipeline-mu. Ketika sebuah tim baru saja bekerja dengan pipeline ini, mereka mungkin kesulitan menyesuaikan diri dengan kebiasaan memasukkan kontak ke CRM, deals ke dalam pipeline, dan memindahkan mereka melalui tahapan yang ada. Tugasmu adalah membiasakan timmu dengan pipeline ini.

Bagaimana caranya? Kamu bisa membuat analogi tahapan pipeline-mu seperti daftar tugas. Setiap tahap penjualan berhubungan dengan tugas-tugas yang harus diselesaikan timmu. Setelah satu tugas selesai, timmu akan memindahkan prospek terkait ke tahap berikutnya. Mungkin butuh waktu bagi timmu untuk terbiasa, tapi nantinya pipeline akan sangat berguna bagi mereka karena bisa menunjukkan apa yang telah mereka lakukan, apa yang perlu mereka lakukan, dan di mana tiap prospek dalam pipeline berada.

Nah, karena kamu sudah punya pegangan untuk membuat sales pipeline di bisnismu, pastinya sudah bisa kamu terapkan ya, Kawan Simpli! Kamu juga bisa mengotomatisasi sebagian proses sales-mu dengan Sales Automation Platform SimpliDOTS, loh. Yuk, coba sekarang!