Distributor, merupakan salah satu pihak atau perusahaan yang memiliki peranan penting dalam distribusi. Distributor menjadi perantara produsen dan konsumen. Namun, keberhasilan dari distributor ini, tak pernah lepas dari peran penting manajemen pergudangan atau Warehouse Management System (WMS).
Distributor dan Warehouse Management System (WMS) memiliki hubungan yang sangat erat dalam bisnis maupun pemasaran. Bagaimana tidak?
Distributor merupakan pelaku utama dalam kegiatan distribusi. Distribusi merupakan kegiatan menyalurkan barang atau produk dari produsen ke konsumen atau pengecer. Dengan kata lain, distribusi ini sebagai kegiatan pemasaran yang berfokus pada kelancaran dan kemudahan penyaluran barang atau produk dari produsen ke konsumen.
Sedangkan Warehouse Management System (WMS), memiliki peranan dalam pergerakan dan penyimpanan pasokan/barang/produk dalam gudang. Warehouse Management System (WMS) juga masuk ke dalam Manajemen Rantai Pasokan yang memiliki fungsi untuk menangani, menerima, mengirim, dan mengambil pasokan/barang/produk.
Warehouse Management System (WMS) menjadi sistem yang akan membantu distributor terkait pengelolaan, pergerakan barang dari maupun ke gudang. Dengan begitu, dapat mempercepat proses lead time secara otomatis.
Baca juga : Manajemen Pergudangan dan Strategi Perencanaan Barang
Alasan Manajemen Pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) Penting untuk Distributor
Berkaca pada penjelasan sebelumnya, kita dapat langsung mengambil garis besarnya, jika Warehouse Management System (WMS) melengkapi peran distributor demi kemajuan bisnis. Sebenarnya, ada banyak alasan mengapa Warehouse Management System (WMS) sangat penting bagi distributor.
Sebab, Warehouse Management System (WMS) memiliki fungsi dan tugas, tidak hanya sebatas penyimpanan barang atau produk saja. Untuk lebih jelasnya lagi, berikut ini adalah beberapa alasan lainnya.
1. Berperan Penting dalam Meningkatkan Pelayanan Distributor
Salah satu masalah yang sering kali dihadapi oleh distributor adalah pelayanan distribusi barang ke konsumen. Padahal, pelayanan distribusi ini menjadi faktor yang sangat penting untuk menentukan daya saing perusahaan dengan perusahan lain.
Maka dari itulah, penting bagi perusahaan atau distributor untuk menentukan lokasi atau tempat yang tepat dan strategis ketika akan membangun sebuah gudang yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan distribusi.
Hal ini bertujuan agar barang atau produk dapat sampai ke konsumen dengan cepat, aman dan efisien. Dari sinilah peran manajemen pergudangan dibutuhkan, dimana bisa mencari kawasan pergudangan yang mampu mencapai kebanyak tempat dalam waktu yang relatif cepat. Sehingga pelayanan distribusi dapat berlangsung dengan efektif dan efisien.
2. Membantu dalam Kalkulasi Reorder Point yang Semakin Akurat
Peran penting Warehouse Management System (WMS) bagi distributor yakni membantu dalam membuat kalkulasi reorder point yang lebih akurat. Terutama dalam bisnis retail atau grosir, Warehouse Management System (WMS) bertanggung jawab dalam pengecekan banyaknya barang yang tersedia.
Berkat informasi inilah, distributor akan mengetahui secara pasti kapan akan melakukan reordering dan melakukan penghitungan nilai reorder point. Dengan begitu, tidak akan terjadi lagi, kasus barang yang menumpuk terlalu banyak, barang menumpuk terlalu lama, kehabisan stok barang padahal permintaan konsumen sedang tinggi-tingginya, dan hal yang lebih buruk lagi.
Selain itu, bagi distributor sendiri hal ini akan membuat pengeluaran dana menjadi semakin hemat karena tidak perlu lagi melakukan pembelian stok barang.
3. Berperan Penting dalam Memisahkan Stok barang Lama dengan Barang Baru
Diawal kita sudah menyinggung tentang peran distributor sebagai perantara produsen dengan konsumen. Tentunya, hal tersebut tidak lepas dari upaya untuk selalu mempertimbangkan dan memperhatikan kebutuhan barang konsumen.
Maka dari itulah, distributor harus jeli dalam memperhatikan stok barang lama maupun baru, sehingga penyaluran barang ke konsumen dapat terjadi secara maksimal.
Manajemen pergudangan akan membantu distributor untuk memisahkan stok barang lama dengan yang baru. Sehingga, dapat melakukan perhitungan jumlah stok barang yang sudah terjual maupun belum terjual secara akurat.
Memisahkan kedua stok barang tersebut sangatlah penting. Pasalnya, jika disimpan dalam satu tempat, maka akan membuat bingung ketika melakukan pencatatan barang masuk dan data stok barang.
4. Membantu dan Memudahkan dalam Memperkirakan Persediaan Barang
Ketika dihadapkan dengan penjualan barang yang tinggi, tentunya distributor akan merasa takut jika persediaan barang tidak mencukupi atau kurang. Salah satu peran penting Warehouse Management System (WMS) adalah membantu memperkirakan persediaan barang tersebut.
Selain itu, dalam membuat forecast persediaan barang tidaklah mudah. Netapi pihak distributor tetap harus melakukan pengecekan terkait alur persediaan barang. Jika menggunakan Warehouse Management System (WMS) maka akan mencegah risiko kehilangan stok barang dalam jumlah yang kecil hingga besar.
5. Berperan Penting dalam Menjaga Keamanan dan Keberadaan Barang
Kualitas barang yang ditawarkan ke konsumen merupakan hal yang utama. Namun, hal tersebut tidak akan berlaku jika keamanan barang di dalam gudang tidak terjamin dengan baik.
Hal ini, menunjukkan pentingnya manajemen pergudangan bagi distributor. Faktanya, manajemen semacam ini dapat mengatur lalu lintas logistik maupun peralatan lainnya. Tak hanya itu saja, Warehouse Management System (WMS) juga akan menjamin keamanan sesuai dengan jenis barang yang disimpan.
6. Berperan Penting dalam Menjaga Kualitas maupun Kuantitas Barang
Salah satu fungsi dari manajemen pergudangan adalah pengendalian barang. Pengendalian ini berkaitan dengan dua aspek penting yakni kualitas dan kuantitas barang.
Baik itu barang yang masuk maupun barang yang sudah didistribusikan. Bahkan, ketika di gudang terdapat stok barang, kualitas dan kuantitasnya tetap harus diperhatikan.
Intinya, jika pihak distributor dapat menerapkan Warehouse Management System (WMS) dengan baik dan benar, maka kualitas dan kuantitas barang yang akan didistribusikan terjaga dengan maksimal. Tentu saja keuntungan yang didapatkan menjadi semakin besar.
Mari kita tarik kesimpulannya, dalam menerapkan Warehouse Management System (WMS) tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan distributor. Khususnya dalam mengelola sistem persediaan yang berhubungan erat dengan siklus permintaan maupun optimasi biaya.
Peran dari manajemen pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) adalah mengelola pergudangan dan membantu distributor dalam mendistribusikan barang. Dengan begitu, barang yang disimpan akan selalu dalam keadaan baik juga terjaga, terutama sebelum barang tersebut didistribusikan kepada konsumen, maupun vendor. Selain itu, dalam pendistribusiannya ini juga dapat dilakukan dalam waktu, jumlah, dan spesifikasi barang yang tepat sesuai kebutuhan konsumen. Baik produsen, distributor hingga konsumen mendapatkan keuntungan sesuai dengan target masing-masing.
