Relase Note SAP 12

Penambahan Fitur dan Perbaikan Kendala di Sales Management Hub (SMH) – [11 May 2022]

Berikut beberapa penambahan fitur dan perbaikan di SMH:

  1. Penambahan pilih Cabang ketika proses integrasi ke Accurate.
  2. Perbaikan order gagal sync ke AOL, sebab perubahan code product/customer dari AOL.
  3. Perbaikan Order gagal sync ke AOL, sebab nomor orderan sudah ada di AOL.
  4. Perbaikan Order gagal sync ke AOL, sebab terdapata data employee yang sama (duplicated) namun code berbeda.
  5. Perbaikan Order gagal sync ke AOL, sebab perubahan status pada Produk, Employee dan Customer.

Sebelum:

Sebelumnya, user yang telah menggunakan Accurate dan memiliki beberapa cabang saat melakukan integrasi harus menginfokan secara manual ke tim SimpliDOTS, agar data yang terhubung sesuai cabang yang telah ditentukan.

Sesudah:

  • Saat proses Integrasi, selain bisa pilih database Accurate, juga bisa pilih Branch/Cabang Accurate yg ingin di integrasi ke SAP
  • By Default, setiap proses update data sales order, product, customer dan employee dari SAP maka data tersebut akan masuk/ter-assigned data nya di cabang Accurate yang sebelumnya ia pilih saat proses Integrasi.
  • Secara data model template (SalesOrder, Customer, Employee, dan Product) akan terassigned Branch yang dipilih saat Integrasi ke Accurate.

Contoh:
– User memilih cabang Surabaya.

image 197
– User mendaftarkan customer (e.g Toko Makmur Jaya Utama) dari SMH.
image 198

– Customer tersebut akan masuk ke AOL dengan catatan Dipakai di Cabang Surabaya.

image 199

Case: Ketika user melakukan update code produk/customer melalui AOL, maka di SAP code produk/customer nya tidak terupdate. Hal ini menyebabkan orderan pada SAP menjadi tidak terkirim ke AOL.

Solusi : Ketika saat sync master data ke AOL, jika terjadi perubahan Customer Code ataupun Product Code maka Customer Code ataupun Product Code di SAP akan di gantikan dengan Customer Code ataupun Product Code dari Accurate.

Contoh:

Pelanggan atas nama Toko Makmur Jaya Utama

  • Di SAP di beri kode CS-220400002-Simplidots
image 200
  • Di AOL di beri kode CS-220400002-Accurate
image 201
  • Saat melakukan Pull Master Data di SAP maka kode Pelanggan di SAP akan mengikuti kode pelanggan dari AOL.
image 202

Case:

User membuat data orderan di Accurate dengan nomor orderan yang sama (e.g SO-001) dengan SAP. Ketika SAP mengirim data orderan ke AOL akan time out. Hal ini dikarenakan orderan dengan nomor yang sama masuk ke AOL tetapi Partner Id nya belum di-update di SAP sehingga saat sync transaction, orderan terkirim lagi sebagai data baru, tapi AOL tidak memperbolehkan karena di AOL sudah ada orderan dengan nomor tersebut.

Solusi:

  • Jika terjadi hal di atas, nomor orderan yg sama ada di AOL dan SAP tapi belum terhubung dengan partner id, maka saat sync transaction otomatis dihubungkan, dengan catatan jika orderan di AOL dan SAP memiliki persamaan data berikut :
    • Employee
    • Customer
    • Total Order
    • Total Item
  • Jika data di atas “SAMA” maka dianggap orderan sama dan assign Partner Id di Order SAP sesuai dengan Id Orderan dari AOL.
  • Jika “TIDAK SAMA” maka Order No SAP akan diubah dengan nomor orderan baru di SAP, dan orderan tersebut akan dikirim lagi ke AOL.
Contoh:
  1. Pesanan SO-220400012 di SAP dan AOL sama. Atas nama Jaya Mandiri, dibuat oleh Sales Adam. Dengan Item pesanannya adalah Anti Gores Iphone 6 senilai Rp 111.000,00. Maka Akan terupdate otomatis.
image 204
image 206

Setelah di sync transaction muncul Partner Id.

image 210

2. Pesanan SO-220400013 di SAP dan AOL berbeda nama customer. Di SAP atas nama Jaya Mandiri, sedangkan di AOL atas nama Abadi Phone Center. Pesanan di SAP akan otomatis berubah Order No-nya menjadi SO-220400014.

image 209
image 211

Setelah di sync transaction muncul Partner Id dan Order No berubah dari SO-220400013 menjadi SO-220400014.

image 212

Case:

Di AOL nama employee tidak boleh sama (duplicated). Jika sebelumnya di AOL sudah ada nama employee (contoh: Budi), maka saat ada data baru yang masuk atas nama “Budi“, data itu akan di-reject oleh sistem AOL.

Hal ini biasanya terjadi ketika suatu tenant sudah memiliki master data di AOL, contohnya employee Budi.
Saat users menggunakan SAP SimpliDOTS, dan dalam masa trial 14 hari, user tidak langsung integrasi ke Accurate. Sehingga data-data employee dibuat baru di SAP. Sehingga “Budi” terdapat di SAP dengan code EMP-01, sedangkan di AOL ada juga nama “Budi” dengan code PGW-01.

Solusi:

  • Jika di SAP terdapat employee atas nama “Budi” dan di AOL juga terdapat employee atas nama “Budi”

    Maka kedua employee tersebut dihubungkan/dianggap data yang sama, dengan cara data employee di SAP di-assign Partner Id employee budi dari AOL.
    Selain itu, employee code Budi di SAP akan diganti mengikuti employee code AOL.

    Contoh :
    Employee Budi di SAP code EMP-01, sedangkan
    Employee Budi di AOL code PGW-01

    Jika di sync master data, maka data employee di SAP berubah mengikuti Accurate, menjadi PGW-01
  • Huruf besar maupun kecil untuk nama employee akan diabaikan/dianggap sama. Misal “Budi” dan “budi” maka akan dianggap sama.
image 213

Setelah Sync Master Data

image 214

Case:
Di AOL jika produk memiliki status nonActive maka produk tersebut tidak bisa digunakan untuk membuat orderan. Jika terdapat orderan yang memakai produk nonActive tersebut maka data orderan nya tidak akan masuk di sistem.

Begitu juga dengan status Inactive di Employee dan Customer. Jika customer ataupun employee dengan status tidak aktif maka orderan yang menggunakan data employee dan customer tersebut tidak akan masuk ke sistem.

Solusi:
Status product, customer dan employee antara SAP dan AOL di Integrasi dengan mapping status.

Contoh:

Jika Product A di Accurate “Tidak Aktif” maka saat sync master data maka Product A di SAP menjadi “NonActive”. Begitu juga dengan data Employee dan Customer.

Tambahan: 

Terdapat beberapa perbaikan juga untuk partner Jurnal antara lain:

1. Jika terdapat customer yang memiliki nama yang sama di SAP dan di Jurnal, maka saat sync master data customer di SAP akan teroverride dengan data di Jurnal.

2. Jika terdapat produk yang memiliki nama/code yang sama di SAP dan di Jurnal, maka saat sync master data produk SAP akan teroverride dengan data di Jurnal

3. Jika terdapat employee yang memiliki nama yang sama di SAP dan di Jurnal, maka saat sync data employee SAP akan teroverride dengan data di Jurnal