Dalam sistem manajemen perusahaan, kontrol dan evaluasi adalah hal yang cukup penting. Sebab, dapat memastikan rencana kerja perusahaan agar dapat berjalan sesuai tujuan perusahaan. Kontrol dan evaluasi yang baik tentunya juga membutuhkan sistem manajemen kerja yang baik pula. Sistem manajemen kerja yang baik adalah sistem yang bisa mendeskripsikan seluruh proses bisnis yang ada dalam sebuah perusahaan. Dimana sistem manajemen kerja ini dapat diukur dengan sebuah parameter yang biasa disebut KPI atau Key Performance Indicator.
Sistem manajemen kerja biasanya terdapat satuan-satuan KPI (key performance Indicator) yang menjelaskan kinerja dari semua bagian perusahaan serta divisi-divisi yang saling berkaitan. Kebanyakan perusahaan memang sudah memiliki standar indicator KPI. Namun, banyak perusahaan kurang memperhatikan keterkaitan antar indikator yang ada pada KPI tersebut.
Untuk mengatasi hal tersebut terdapat sistem manajemen kerja seperti halnya Balanced Scorecard atau biasa dikenal dengan BSC. Sistem pada BSC cukup membantu dalam mengkoordinir keterkaitan antar indikator. Namun pada BSC, hubungan antar indikator hanya di bisa dinyatakan secara kualitatif. Padahal jika hubungan antar indikator tersebut bisa dinyatakan secara kuantitatif, maka model sistem pengukuran kerja tersebut dapat digunakan untuk berbagai hal yang lebih spesifik dan definitif seperti halnya memprediksi perilaku sistem yang akan datang, hingga solusi perbaikan yang lebih spesifik.
Pengertian Key Performance Indicator (KPI)
Seperti yang dijelaskan diatas, Key Performance Indicator (KPI) adalah indikator yang mendeskripsikan tingkat keefektifan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Sedangkan, pengertian Key Performance Indicator menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:
- Menurut Parmeter (2007), Key Performance Indicator adalah penilaian yang paling kritis untuk mengukur keberhasilan perusahaan di masa sekarang dan masa yang akan datang.
- Menurut Warren (2011), Key Performance Indicator KPI adalah sebuah penilaian untuk mengukur sebuah perusahaan dalam mencapai visi strategisnya. Visi strategis tersebut digunakan untuk merujuk pada strategi perusahaan yang terintegrasi secara efektif.
- Menurut Ivata (2012), Key Performance Indicator adalah pengukuran yang bersifat kuantitatif yang dilakukan secara bertahap yang dilihat dari berbagai perspektif dan berdasarkan data konkret. Pengukuran tersebut untuk selanjutnya akan dijadikan sebagai tujuan dalam menyusun strategi organisasi
- Menururt Banerjee dan Bouti (2012), Key Performance Indicator adalah pengukuran kuantitatif dan berskala yang dilakukan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan dalam rangka untuk mencapai tujuan perusahaan. Selain itu, KPI juga berfungsi sebagai penentu objek yang terukur,dukungan terhadap pengambilan keputusan, dan untuk melihat tren terkini.
Biasanya sebuah perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur kinerja mereka dalam rangka pencapaian target mereka. Dan berikut adalah beberapa karakteristik dari Key Performance Indicator:
- Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)
- Ukuran non financial
- Ukuran yang diketahui oleh manajemen
- Tanggung jawab terhadap tim maupun individu
- Memiliki efek positif
- Memiliki efek yang sangat signifikan
- Seluruh tim yang ada dalam sebuah perusahaan mampu memahami KPI
Biasanya Key performance indicator (KPI) diukur dalam jangka waktu bulanan, mingguan atau bahkan harian. Hasil KPI yang baik merupakan sebuah hal yang penting dan biasanya mendapatkan perhatian yang baik dari manajemen perusahaan. Apabila seseorang menyimpang dari KPI, biasanya pihak manajemen akan memanggil orang yang bersangkutan atau orang yang bertanggung jawab untuk di berikan sanksi atau teguran.
Baca Juga : 10 Aplikasi Sales Lapangan
Manfaat Key performance indicator (KPI) bagi perusahaan
Berikut adalah berbagai manfaat yang didapatkan dari penerapan penilaian Key performance indicator (KPI) bagi Perusahaan:
- Mempermudah bagian Personalia/HRD dalam memantau dan mengevaluasi kinerja setiap karyawan dimana akan berdampak juga pada kinerja perusahaan
- Mempermudah perusahaan dalam membuat sistem reward dan punishment karena Key performance indicator (KPI)memiliki parameter penilaian yang lebih realistis dan objektif
- Membuat karyawan lebih memahami tujuan perusahaan, sehingga perusahaan akan lebih terbantu dalam mencapai tujuannya
Manfaat Key Performance Indicator bagi Karyawan
Berikut adalah berbagai manfaat yang didapatkan dari penerapan penilaian Key performance indicator (KPI) bagi karyawan:
- Dapat mengurangi penilaian karyawan secara subjektif, karena dengan adanya Key performance indicator (KPI) terdapat indikator yang jelas dan teruji dalam pengukuran karyawan berdasarkan kriteria yang ditetapkan perusahaan bukan karena penilaian subjektif setiap orang.
- Memudahkan penilaian, kontrol dan evaluasi terhadap para karyawan. Karena dengan adanya Key performance indicator (KPI) performa kerja dari setiap karyawan akan mudah dipantau dan evaluasi akan lebih efektif.
- Key performance indicator (KPI) memudahkan karyawan dalam membantu perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan
- Karyawan lebih memahami tujuan dan apa yang diharapkan perusahaan dari setiap karyawan
- Memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik dalam mencapai tujuan perusahaan secara bersama-sama
- Kinerja yang terukur memudahkan perusahaan dalam menentukan reward ataupun punishment terhadap setiap karyawan.
Implementasi Key performance indicator (KPI)
Untuk dapat menyatakan bahwa karyawan telah mengimplementasikan Key performance indicator (KPI) ke dalam setiap aktivitas pekerjaanya. Setidaknya terdapat 4 kriteria yang harus terpenuhi yaitu:
- Integrasi antara laporan, ukuran dan tindakan
- Desentralisasi dari level manajemen hingga operasional
- Integrasi dan kolaborasi antara karyawan, dan tim, kustomer dan supplier
- Hubungan antaara strategi dan Key performance indicator (KPI)
Dalam penerapan Key performance indicator (KPI), dibutuhkan laporan yang efisien, efektif serta fokus pada peningkatan pengambilan keputusan. Selain itu, adanya kerjasama dan proses sistem yang saling berkaitan. Baik itu di lingkungan supplier, kustomer, manajer, karyawan hingga pemegang saham juga harus ada dalam penerapan Key performance indicator (KPI).
Yang tak kalah penting adalah mendefinisikan tujuan dari setiap indikator Key performance indicator (KPI). Dimana terdapat suatu metode dalam menentukan kriteria Key performance indicator (KPI) yang disebut dengan SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Bound).
Contoh Key performance indicator (KPI)
Berikut adalah beberapa contoh Key performance indicator (KPI) yang biasa digunakan sebagai indikator performa kerja.
- Profit (Keuntungan), merupakan indikator kerja yang sangat penting bagi setiap perusahaan karena setiap perusahaan tujuan utama adalah keuntungan. Profit sendiri juga masih bisa dijabarkan menjadi beberapa KPI seperti gross profit, net profit dan lain sebagainya.
- Cost (Pengeluaran), pengelolaan pengeluaran juga sangat penting sebagai indikator kerja karena mempengaruhi keuntungan. Dalam kasus ini anda perlu menganalisa dan mencari langkah efektif dalam mengelola pengeluaran anda.
- Pendapatan LOB vs Target, KPI yang membandingkan pendapatan aktual dan target pendapatan
- Harga Pokok Penjualan (HPP), penghitungan semua biaya produksi dan margin produk yang akan dipasarkan
- Day Sales Outstanding (DSO), rasio perusahaan dalam penerimaan kas setelah penjualan
- Penjualan per wilayah, analisis penjualan di setiap wilayah
- Beban LOB vs Anggaran, Perbandingan antara anggaran dan pengeluaran
- Arus kas dari aktivitas pembiayaan, matriks yang menentukan kekuatan perusahaan
- Pengeluaran tahunan rata-rata untuk melayani satu pelanggan
- Innovation Spending , metrics yang menunjukan biaya yang digunakan untuk inovasi
- Pendapatan kotor sebelum bunga pajak Amortisasi dan EBITDA
- Customer Lifetime Value (CLV), matriks prediksi produk yang dapat dibeli oleh customer di masa depan
- Customer Acquisition Cost adalah biaya untuk menyakinkan pelanggan terhadap produk yang dijual
- Kepuasan pelanggan atau Customer Satisfaction & Retention (CSR)
- Customer Acquisition Cost (CAC), total jumlah pelanggan baru dalam waktu tertentu
- Jumlah Pelanggan
- Net Promoter Score (NPS), prediksi tingkah laku konsumen
- Tingkat perubahan pelanggan
- Manpower turnover : perputaran tenaga kerja
- Repeat Customer to New Customer Ratio : Rasio perbandingan antara pelanggan lama yang masih aktif dan pelanggan baru
- Market Share atau Pangsa pasar terhadap penjualan produk
- Promosi internal vs Mencari pekerja eksternal
- Dan masih banyak lagi
Jenis-jenis Key Performance Indicator
Secara umum, jenis Key performance Indicator terbagi menjadi 2 jenis yaitu Key performance Indicator Financial dan Key performance indicator non-financial. Dan berikut adalah penjelasan dari kedua jenis key performance indicator diatas.
Key Performance Indicator Financial
Sesuai dengan namanya, key performance indicator finance adalah indikator kinerja yang berhubungan dengan bagian finance. Dan berikut adalah contoh Key performance indicator financial:
- KPI Gross Profit,
- KPI Net Profit
- KPI Gross Profit Margin
- KPI Net profit margin
- KPI Current ratio.
Indikator diatas merupakan indikator yang digunakan untuk memprediksi seberapa baik sebuah perusahaan dapat bertahan ketika mengalami penurunan secara tiba-tiba.
Key Performance Indicator Non-Financial
Key Performance Indicator non-financial adalah KPI indikator kinerja yang tidak secara langsung berhubungan atau mempengaruhi kondisi keuangan pada perusahaan. Dan berikut adalah contoh Key Performance Indicator no financial:
- Market Share
- Customer Satisfaction metrics
- Manpower turnover
- Repeat Customer to New Customer
Faktor-faktor yang mempengaruhi Efektivitas KPI
Mungkin banyak perusahaan yang menggunakan Key Performance Indicator yang sudah populer atau mengambil dari perusahaan lain yang sudah sukses dalam menjalankan Key Performance Indicator. Namun, terkadang KPI tersebut tidak maksimal atau tidak merefleksikan performa kerja dari perusahaan tersebut.
Hal ini, bisa menjadi salah satu faktor mengapa sebuah Key Performance Indicator tidak efektif karena tidak sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena fungsi KPI sendiri adalah untuk mengukur seberapa sesuai performa kerja dari sebuah perusahaan berdasarkan visi misinya.
Jadi, perancangan KPI seharusnya melibatkan berbagai stakeholder di perusahaan dengan melakukan proses berulang, sehingga mencapai suatu skema yang cocok dan efektif untuk mengukur tingkat efektivitas sistem terhadap tujuan perusahaan.
Salah satu cara untuk merancang Key Performance Indicator agar efektif dan sesuai dengan tujuan perusahaan adalah dengan menggunakan indikator SMART. SMART sendiri merupakan singkatan dari specific (spesifik) , measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), relevant (relevan) dan time bound (waktu). Dan penjelasan mengenai SMART adalah sebagai berikut:
- Specific, indikator KPI pertama adalah spesifik dimana sebuah sistem KPI harus memiliki tujuan dan hasil yang spesifik dan jelas sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena jika tujuan tidak spesifik bisa dimungkinkan hasil yang didapatkan tidak mengerucut pada tujuan perusahaan dan akan melebar, sehingga hasil yang diharapkan kurang sesuai.
- Measurable, indikator KPI yang kedua adalah measurable atau terukur dimana sebuah hasil dari sistem Key Performance Indicator harus bisa terukur secara kuantitatif dan kualitatif. Karena hasil dari Key Performance Indicator akan digunakan dalam penentuan standar performa kinerja hingga tujuan dari suatu performa.
- Achievable, indikator KPI yang ketiga adalah dapat dicapai dimana sebuah Key Performance Indicator merupakan sesuatu hal yang bisa dicapai namun hal tersebut merupakan salah satu tantangan tersendiri bagi setiap penilaian untuk memotivasi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
- Realistic, indikator KPi yang keempat adalah realistis, dimana sebuah tujuan dari Key Performance Indicator maupun perusahaan selain harus dapat dicapai juga harus realistis dan berorientasi terhadap hasil
- Time bound, indikator KPI yang terakhir adalah time bound atau batas waktu, dimana sebuah hasil atau tujuan dari Key Performance Indicator memiliki batasan waktu untuk dicapai. Hal ini tentunya akan memudahkan dalam pengukuran suatu tingkatan tujuan dan untuk menentukan hasil berikutnya.
Penerapan Key Performance Indicator
Dengan memahami indicator SMART diatas, sebenarnya kita akan dengan mudah untuk membuat sebuah kriteria Key Performance Indicator dan menerapkanya. Dan berikut adalah beberapa langkah untuk membuat Key Performance Indicator:
- Memiliki Tujuan yang jelas, dimana setiap Key Performance Indicator memiliki panduan dan tata cara pelaksanaan yang jelas sehingga siapapun yang membacanya dapat memahami, menafsirkan dan menghitung data dengan baik. Sebagai contoh sebuah perusahaan memiliki tujuan untuk menjadi leader market di Indonesia, maka tujuan dari Key Performance Indicator. Misalnya, meningkatkan pendapatan sebesar 10% dalam waktu satu tahun, atau memperluas wilayah area pemasaran ke luar negeri. Selain memiliki tujuan yang jelas, sebuah Key Performance Indicator juga harus bersifat strategis. Dimana strategi atau tujuan dari Key Performance Indicator tersebut berkaitan atau dapat digunakan untuk mengukur visi misi perusahaan
- Membuat garis besar tujuan yang akan dicapai, Ketika kita berpatokan pada indikator SMART, maka akan muncul beberapa pertanyaan seperti apa tujuan yang akan dicapai? Apakah tujuan tersebut dapat tercapai? Kapan tujuan tersebut bisa tercapai? Bagaimana cara mengukur strategi untuk mencapai tujuan tersebut? Atau Apakah penggunaan strategi untuk mencapai tujuan tersebut mempengaruhi financial perusahaan?.
Oleh sebab itu, perlunya membuat tujuan secara garis besar dengan memperhatikan berbagai kriteria smart. Sebaiknya terfokus pada tujuan jangka panjang dengan pemantauan jangka menengah pada saat tahap awal pemantauan Key Performance Indicator.
- Mengumpulkan data, Pengumpulan data yang konkret dan valid merupakan suatu hal yang akan membantu pengukuran indicator agar lebih akurat dan tepat, karena pengukuran Key Performance Indicator bersifat kuantitatif.
- Membuat rumus Key Performance Indicator, Biasanya indikator pada Key Performance Indicator berisikan satu ukuran atau satu matriks saja. Namun, beberapa indikator juga mengkombinasikan berbagai ukuran atau matrik menjadi satu rumus yang padu.
Sebagai contoh, adalah Key Performance Indicator yang mengukur produktivitas dalam pendapatan dari penjualan produk dengan perbandingan HPP dan pajak. Dimana untuk mengukur indikator diatas anda harus membuat rumus baku dan selalu mengujinya agar hasil yang di dapat realistis.
- Menyajikan Key Performance Indicator, selain sistem yang bagus tentunya agar semua stakeholder mampu membaca dan memahami informasi mengenai Key Performance Indicator, maka hal yang perlu diperhatikan adalah penyampaian informasi tersebut.
Untuk memudahkan pemahaman dari setiap stakeholder di perusahaan sebaiknya penyampaian informasi ditambah dengan grafis seperti halnya bagan atau grafik yang memudahkan pemahaman setiap karyawan. Selain itu, beri penjelasan dan berikan contoh proses penghitungan secara detail dan jelas sehingga akan tercapainya pola kerja yang efektif dan tepat sasaran.
Dengan kata lain, Key Performance Indicator (KPI) adalah target yang dapat membantu Anda mengukur seberapa besar kemajuan perusahaan dalam mencapai tujuan strategis. Meskipun perusahaan bisa memiliki berbagai jenis metrik pengukuran, namun KPI tetap sebagai target yang menjadi “kunci” utama keberhasilan bisnis Anda.
Untuk memudahkan Anda dalam mencapai dan mengukur KPI, manfaatkan Aplikasi Distributor dari SimpliDOTS. Dilengkapi SimpliDOTS SFA (Sales Force Automation), SimpliDOTS Monitoring, SimpliDOTS Retail, dan berbagai fitur menarik lainnya, Anda bisa meningkatkan kinerja KPI sales untuk mencapai target penjualan.
Tertarik mencoba Aplikasi SimpliDOTS untuk mendukung Key Performance Indicator dan melengkapi distribusi bisnis? Daftar sekarang di link ini untuk pakai GRATIS 14 hari. Follow dan like juga akun Instagram @simplidots untuk info terupdate dan tips menarik lainnya.
