Merchant Fleet Management

Fleet Management : Pengertian, Kegunaan, dan Aplikasinya

Pernahkan anda mendengar tentang fleet management? Bukan seperti fitur twitter, fleet management disini berfungsi mempermudah pengelolaan aset, menginventariskan jumlah kendaraan yang beroperasi, hingga informasi teraktual mengenai harga kendaraan. Mengelola kumpulan kendaraan bermotor komersial pastinya menjadi tantangan tersendiri. Banyak faktor eksternal seperti pengelolaan pajak, hukum yang berlaku hingga ketidakstabilan harga pasar. Maka dari itu perusahaan kendaraan bermotor membutuhkan suatu sistem terintegrasi untuk mempermudah pekerjaan mereka. Lalu apa kaitannya dengan kegiatan bisnis kendaraan bermotor masa kini?

Apa itu Fleet Management

foreman control loading containers box truck 1

Dalam sebuah perusahaan kendaraan bermotor, banyak pekerjaan yang harus dilakukan seperti kurir, distributor, pemasaran, layanan pelanggan, layanan service, keuangan, hingga utilitas transportasi umum. Lama kelamaan perusahaan akan terus berkembang dan kendaraan yang dimiliki pun semakin banyak, sehingga dibutuhkan fleet management untuk menjaga kelancaran bisnis.

Fleet management merupakan aktivitas pengelolaan kendaraan bermotor seperti sepeda motor, mobil, bus, truck, alat – alat berat, kapal, hingga pesawat terbang. Fleet management bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi kendaraan, menghemat konsumsi bahan bakar, mengoptimalkan produktivitas, memprediksi waktu service kendaraan, dan meningkatkan fungsi keselamatan bagi pengemudi dan kendaraan.

Seluruh tujuan tersebut membutuhkan kombinasi sistem yang mampu melacak posisi kendaraan, memantau pengemudi, melaporkan kondisi bahan bakar dan mencatat waktu service kendaraan. Semua ini dikelola dalam satu software fleet management system. Untuk menjalankan software fleet management, dibutuhkan seorang fleet manager yang memahami proses untuk menjalankan armada kendaraan, menaksir harga pasar, dan mampu beradaptasi dengan lingkungan yang serba cepat.

Software fleet management seperti database canggih yang menghubungkan banyak aplikasi, serta memungkinkan penggunanya untuk melihat laporan semua unit kerja secara real. Selain itu sistem fleet management dapat mengurangi biaya tambahan yang digunakan untuk memeriksa proses di lapangan. Kesimpulannya, software fleet management menggabungkan berbagai komponen perusahaan untuk mengoptimalkan,

  • Inventaris kendaraan, aset, dan peralatannya
  • Service rutin dan perbaikan
  • Pencatatan emisi dan bahan bakar tiap jenis kendaraan
  • Pemeriksaan SIM pengemudi
  • Inventaris suku cadang
  • Penjadwalan inspeksi, catatan pelaporan, dan audit
  • Manajemen resiko kecelakaan dan kerusakan kendaraan
  • Ketaatan pada hukum dan peraturan lalu lintas
  • Perkiraan anggaran

Banyaknya komponen kerja dari satu perusahaan membutuhkan solusi dari sebuah perangkat lunak yang terintegrasi dengan penyedia data pihak ketiga untuk mempersingkat proses pemesanan, pengiriman, dan pembayaran online. Integrasi sistem fleet management juga meringkas proses administrasi yang panjang sehingga tercipta efisiensi kerja.

Kegunaan Fleet Management

man by truck guy delivery uniform man with clipboard

Software fleet management sangat bermanfaat untuk melihat laporan real operasi pengiriman sekaligus mengevaluasi kepuasan pengemudi. Sebelum mulai mengoperasikan software fleet management system, anda harus mengetahui keunggulan dan kegunaan teknologi termutakhir ini.

  • Penunjuk jalan dan pelacakan pengemudi (Route optimization)

Perkembangan teknologi data telematic dan software pemetaan GPS yang semakin canggih dapat membantu pengemudi menentukan rute perjalanan terbaik. Selain menyederhanakan pekerjaan driver, fitur ini dapat meminimalisir resiko salah jalur maupun tersesat. Saat driver harus memutar arah karena salah mengambil jalur, otomatis bahan bakar akan terbuang sia – sia. Selain itu jalanan yang macet juga berdampak pada waktu pengiriman dan kualitas barang. Dampak yang paling terasa dari fitur route optimization adalah waktu tempuh yang lebih singkat sehingga menghemat penggunaan bahan bakar.

Walaupun kelihatannya cukup sederhana, melacak keberadaan lima kendaraan yang membawa 20 sepeda motor menjadi tugas yang menantang. Berkat teknologi GPS dan sistem pelacakan fleet management, perusahaan dapat mengetahui dimana pengemudi berhenti atau sedang tersesat.

Baca juga! : Penerapan Telematika Dalam Industri Fleet Management Untuk Pelacakan GPS Armada
  • Menghitung pemakaian bahan bakar (Predictive fuel consumption)

Setiap kendaraan bermotor pasti membutuhkan bahan bakar. Umumnya penggunaan bahan bakar menyumbang sepertiga dari keseluruhan biaya operasional kendaraan. Jadi biaya pengisian bahan bakar tidak bisa dianggap enteng. Walaupun kelebihan biaya bahan bakar hanya sedikit, namun jika dikalkulasikan setiap bulannya dapat mengurangi omzet perusahaan.

Pentingnya manajemen penggunaan bahan yang kurang teratur tentu akan mendatangkan efek negatif dan mengancam kelancaran bisnis. Oleh karena itu, fitur predictive fuel consumption membantu anda memperhitungkan banyaknya biaya bahan bakar yang dibutuhkan untuk tiap jenis kendaraan. Selain itu, fitur ini juga mencegah tindak pencurian stok bahan bakar oleh driver.

  • Manajemen pengemudi (Driver behaviour management)

Selain fitur pelacakan rute, fleet management juga dilengkapi dengan sistem yang mampu memonitor kecepatan kendaraan, pengereman mendadak serta akselerasi yang cepat. Nantinya sistem ini akan melaporkan semua kondisi diatas secara otomatis, sehingga perusahaan dapat mengaudit perilaku pengemudi dan melakukan evaluasi manajemen.

Maka dari itu, sebelum menugaskan pengemudi untuk bekerja perusahaan melatih dan memastikan perilaku pengemudi supaya tidak membahayakan pengguna jalan lainnya. Untuk melengkapi perjalanan pengiriman, pengemudi dipandu oleh sistem pelacakan dan kamera dasbor yang menghadirkan visibilitas waktu nyata. Selain membantu pengemudi, sistem ini dapat dijadikan barang bukti apabila terjadi kecelakaan.

  • Memprediksi waktu service (Predictive maintenance)

Kecanggihan lainnya dari software fleet management adalah pengingat waktu service kendaraan. Umumnya kendaraan membutuhkan waktu service rutin untuk mengecek performa mesin. Supaya tidak lupa, sistem fleet management akan membunyikan alarm untuk mengingatkan waktu maintenance sudah dekat. Selain service berkala, sistem ini juga mengingatkan kapan waktunya ganti oli. Dengan begitu umur pemakaian kendaraan jadi lebih panjang.

  • Menghemat pengeluaran biaya (Total cost reduction)

Dengan fleet management pengeluaran biaya bahan bakar serta peremajaan kendaraan dapat diturunkan. Fleet management mengidentifikasi, merinci, dan mengurangi pengeluaran yang tidak diperlukan sehingga terciptalah operasi bisnis yang efisien. Biaya operasional dan perawatan kendaraan memang akan bertambah seiring dengan berjalannya waktu, namun dengan pelacakan aset dan program efisiensi yang lebih dini tentu membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitasnya.

  • Akuisisi kendaraan (Vehicle acquisition)

Terakhir fleet management membantu pengelolaan banyaknya jenis kendaraan agar dapat beroperasi secara efisien. Mungkin kelihatannya sangat mudah membeli kendaraan baru saat dibutuhkan, tapi untuk menentukan strategi pembelian dibutuhkan pemahaman dan perkiraan yang tepat. Kelayakan kendaraan serta riwayat servicenya bahkan menentukan harga pasarnya. Karena itu strategi akuisisi kendaraan berkontribusi besar pada perusahaan.

Membentuk konektivitas operasional perusahaan dengan fleet management

businessman indicates points route supply delivery goods distribution

Perkembangan inisiator teknologi fleet management dalam bisnis kendaraan bermotor dilengkapi dengan software yang tersedia. Software fleet management membantu mengurangi biaya pengelolaan fleet, meningkatkan efisiensi kerja karyawan perusahaan, dan meningkatkan keamanan pengemudi. Canggihnya untuk mengoperasikan semua itu sangatlah mudah, cukup dengan sentuhan jari.

  • Mudahnya akses menggunakan smartphone

Secara sederhananya kemajuan teknologi dapat membuat smartphone menjadi kunci pengaman untuk membuka mobil. Memeriksa sisa bahan bakar, menyalakan mobil sampai melihat besarnya kecepatan mobil anda hanya melalui smartphone. Sangat canggih bukan.

Integrasi sistem melalui smartphone merupakan permulaan baru dari fleet management. Kedepannya dikembangkan navigasi suara untuk menemukan pom pengisian bahan bakar terdekat, menjadwalkan waktu service secara otomatis dan menghitung perbandingan jarak tempuh kendaraan dengan bahan bakar yang diperlukan.

  • Hubungkan dengan cloud

Sistem penyimpanan awan atau cloud sedang tren mulai tahun 2017. Dengan sistem berbasis cloud, semua anggota di dalamnya dapat mengakses dokumen dimana saja dan kapan saja. Software fleet management dihubungkan dengan penyimpanan cloud sehingga manajer dan pengemudi dapat mengakses riwayat perjalanan melalui smartphone masing – masing.

Penyimpanan cloud berfungsi untuk meningkatkan aksesibilitas dan keamanan data perusahaan. Semua terhubung secara langsung dan mendukung data real time rute kendaraan yang sedang beroperasi seperti terjadi kemacetan lalu lintas, cuaca buruk, dan bahya lainnya. Jika jalan tidak memungkinkan untuk dilalui maka sistem akan menyarankan untuk mengubah rute. Kemudian sistem navigasi akan membuat catatan untuk memperingatkan pengemudi lain yang akan melintas di rute tersebut.

  • Mobility as service (MaaS)

Layanan mobilitas MaaS atau disebut juga transport as a service (TaaS) aktif digunakan Uber dan Lyft sebagai penyedia platform mobilitas. Walaupun fitur ini belum digunakan di Indonesia, platform MaaS sangat populer di Amerika. Kemudahan pilihan transportasi untuk melakukan perjalanan dapat menghemat biaya hingga 50%. Sebagai contoh seorang mahasiswa akan pulang ke Oregano, Ia lalu mencari tumpangan di dalam aplikasi dan menemukan pengendara mobil yang sedang mencari teman pulang. Besar kecilnya ongkos serta waktu keberangkatan ditentukan kedua belah pihak.

Penggunaan sistem MaaS dalam bisnis kendaraan bermotor menjadi solusi untuk mempersingkat perjalanan dan aspek lainnya seperti kenyamanan berkendara, perbandingan waktu tempuh, biaya operasional dan lainnya.

Peranan dan tanggung jawab Fleet Manager 

plane trucks are flying towards destination with brightest

Perusahaan membutuhkan fleet manajer untuk menjalankan sistem fleet management. Fleet manager merupakan pekerjaan spesialis logistic industri transportasi, khususnya kendaraan bermotor. Jenis pekerjaan ini berorientasi pada detail mengenai kendaraan, pengemudi, hingga kemauan perusahaan. Tugas seorang fleet manager tidak semudah melihat laporan dari software fleet management. Banyak tanggung jawab yang dibebankan pada fleet manager, seperti berikut ini.

  • Mencatat informasi yang akurat

Salah satu tanggung jawab seorang fleet manajer yaitu menulis, mencatat, dan menyimpan seluruh data perusahaan. Data – data ini berupa informasi kendaraan perusahaan, daftar telepon mitra, kwitansi penjualan dan nota pembelian. Singkatnya fleet manager bertugas menyimpan riwayat informasi rinci mengenai tiap jenis kendaraan yang dimiliki perusahaan. Catatan yang tersimpan dengan baik tentunya berpengaruh terhadap kondisi kendaraan.

  • Menganalisis data 

Selain mencatat data – data kendaraan, seorang fleet manajer juga bertugas untuk memeriksa data dan laporan yang masuk melalui software fleet management. Walaupun terdengar sederhana, rupanya tugas ini cukup rumit. Fleet manajer memperkirakan waktu tempuh perjalanan apabila terjadi masalah pada pengemudi di jalan. Disamping itu fleet manajer juga menentukan rute terbaik supaya pengemudi sampai sesuai jadwal. Apabila jadwal perjalanan bentrok, fleet manager lah yang akan mencari solusinya. Bagaimanapun caranya waktu perjalanan tidak boleh terbuang lama sekaligus rute jalan tidak membahayakan pengemudi.

Oleh karena itu untuk menjadi seorang fleet manager, diperlukan pola pikir analisis dan keterampilan memecahkan masalah yang baik. Pengalaman di bidang industri transportasi juga menjadi daya tambah.

  • Menentukan transportasi yang tepat

Pekerjaan fleet manajer yang utama yaitu memilih transportasi yang tepat untuk sebuah misi. Fleet manajer akan menjadwalkan waktu pengiriman, menghitung biaya yang dibutuhkan, memilih kendaraan dan pengemudi yang tepat, serta memberikan arahan pada pengemudi.

Saat kendaraan mencapai masa maksimal penggunaanya, fleet manager bertugas untuk menjualnya kembali. Sebelumnya fleet manajer memprediksi dan mengetahui cara mendapatkan harga terbaik di pasar. Setelah menemukan pembeli yang cocok, fleet manajer akan bertindak sebagai negosiator dalam proses jual beli.

  • Mengatur jadwal maintenance

Saat sistem fleet management mengeluarkan alarm pengingat waktu maintenance, tugas fleet manager adalah menjadwalkan waktu maintenance. Seorang fleet manajer akan memastikan kendaraan dalam kondisi prima sehingga meminimalisir kejadian negatif di perjalanan.

Karena itulah fleet manajer membuat jadwal perawatan untuk setiap kendaraan. Mereka memikirkan pentingnya kondisi kendaraan daripada membuang uang untuk biaya servis yang lebih besar. Selain itu fleet manajer juga mendatangkan suku cadang kendaraan jika dibutuhkan perbaikan. Proses maintenance, service, dan pemasangan suku cadang dilakukan oleh montir.

  • Menyelesaikan masalah dan membuat prosedur situasional

Fleet manajer harus mengetahui cakupan masalah yang bisa timbul kapan saja saat bekerja, dan bagaimana permasalahan ini mengganggu kelancaran pengiriman. Oleh sebab itu, fleet manager menyusun berbagai rencana situasional jika masalah tersebut benar – benar muncul, seperti saat terjadi kerusakaan kendaraan, kecelakaan lalu lintas, kegagalan inspeksi, penutupan jalan, hingga masalah politik negara seperti pemberlakuan bea pajak.

  • Melatih dan memantau pengemudi

Tidak semua orang mampu mengemudikan kendaraan dengan muatan yang besar. Maka dari itu fleet manager tidak sembarangan memilih pengemudi, banyak pertimbangan yang dilihat seperti kemampuannya mengemudikan kendaraan berat, bagaimana caranya berkendara, bagaimana bersikap saat di jalan, serta kepatuhannya pada lalu lintas. Setelah mendapatkan pengemudi yang tepat, fleet manajer akan menjelaskan bagaimana caranya bekerja sebagai pengemudi yang handal.

Saat pengemudi ditugaskan dalam sebuah pekerjaan, fleet manajer akan mengawasinya melalui software fleet management dengan bantuan GPS. Disamping itu fleet manajer juga memantau sikap pengemudi di jalan, apakah pengemudi sering melebihi batas kecepatan, terlalu sering mengerem mendadak, tidak tahu jalan, sampai perilakunya saat tiba di tempat tujuan.

Kualifikasi fleet manager

foreman holding document walking checking containers box from cargo ship export import

Syarat pertama yang dibutuhkan untuk menjadi fleet manajer yaitu memahami, mematuhi, dan melaksanakan undang – undang dan peraturan Kementerian Perhubungan. Karena tanggung jawab fleet manager sangat besar, setidaknya seseorang berpengalaman selama dua tahun sebagai pengemudi pengirim maupun karyawan transportasi logistic. Lebih baik lagi jika memiliki gelar di bidang logistic atau akuntansi.

Sedangkan soft skill yang dibutuhkan antara lain memiliki kemampuan kuantitatif dan keterampilan interpersonal yang baik. Diimbangi dengan keterampilan manajerial atau berpengalaman memimpin organisasi. Karena pekerjaan ini mengandalkan software fleet management, alangkah baiknya kandidat fleet manager cepat menguasai teknologi. Namun kualifikasi penting dalam pekerjaan ini yaitu mampu bekerja di lingkungan yang cepat berubah serta mampu mengatasi masalah dengan cekatan.

SimpliDOTS: Aplikasi fleet management berbasis cloud untuk bisnis logistic

SimpliDOTS Logo Name Horizontal 1

Salah satu software fleet management terbaik di Indonesia yang mudah digunakan yaitu SimpliDOTS. Layanan software SimpliDOTS terintegrasi dalam satu sistem dan terhubung dengan berbagai bidang pekerjaan, dari pimpinan perusahaan, admin, salesman, pergudangan, sampai toko.

Aplikasi SimpliDOTS dilengkapi dengan berbagai fitur yang mudah digunakan, sehingga pekerjaan berjalan lebih lancar. Semua bidang pekerjaan dalam industri logistic dapat mengakses beberapa aplikasi SimpliDOTS lainnya, seperti SimpliDOTS SFA, SimpliDOTS Monitoring, dan SimpliDOTS Retail.

SimpliDOTS Monitoring sangat cocok digunakan untuk fleet manager. Dengan fitur – fiturnya yang canggih, fleet manajer dapat melacak posisi personilnya di lapangan. Selain itu fleet manajer juga dapat memonitor kinerja personilnya.

Ayo berlangganan SimpliDOTS sekarang, hubungi WA 0811 6261 711 atau email [email protected]

Request demo di sini.